Vi перешла на ЭДО с помощью «Такском»

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания Vi (ранее — «Видео Интернешнл»), оператор медиарекламного рынка, подвела итоги перехода на юридически значимый электронный документооборот. Переход реализован совместно с компанией «Такском», оператором электронного документооборота (ЭДО).

Vi обслуживает телеканалы по всей России, в Белоруссии и Казахстане, российские федеральные радиостанции, интернет-ресурсы, сети кинотеатров, а также digital indoor в торговых центрах, супермаркетах, аэропортах. В компании трудится 2,5 тыс. сотрудников в 3 странах. Дочерние предприятия Vi работают в единой ИТ-системе, связывающей в целостную сеть около 160 городов, более 100 различных медиа и около 150 рекламных агентств, являющихся постоянными пользователями-покупателями.

Сегодня Vi развивает современные технологии, позволяющие эффективно реализовывать рекламные возможности медиа. Юридически значимый электронный документооборот в компании начали внедрять в марте 2013 г. Инициатива внедрения электронного документооборота исходила от генерального директора Vi. Затем её подхватили юридические и бухгалтерские службы, а также ИТ-подразделение компании.

В Vi была создана проектная команда, которая изучила законодательство. Толчком для перехода на электронный документооборот стало утверждение электронного формата счета-фактуры. Решающим фактором выбора компании «Такском» в качестве оператора ЭДО, по отзыву Vi, стала гибкая ценовая политика и выделение команды специалистов, помогающих персоналу компании на всех этапах внедрения.

В течение трех месяцев параллельно с бумажным документооборотом в тестовом режиме Vi вела электронный. Потом необходимость вести документооборот на бумаге отпала. По оценкам компании, если раньше на подготовку документа или его поиск в архиве уходили недели, то теперь это занимает считанные минуты. При этом весь процесс согласования и подписания документа прозрачен — всегда можно узнать, на какой стадии и у кого находится тот или иной документ.

«В рекламном бизнесе, как и в любом другом, процесс передачи документов имеет важное значение. Теперь всё больше документов от контрагентов приходит в электронном виде. А с внедрением электронного документооборота документы больше не теряются», — отметили в «Такском».

Представляя проект успешного внедрения электронного документооборота, заместитель руководителя юридического управления Vi Любовь Брызгалова отметила, что при документообороте около 388 тыс. документов в год сегодня 20% документов Vi подписывает электронной подписью.

В настоящее время компания отправляет и получает в электронном виде гарантийные письма, счета, приложения, акты, счета-фактуры, графики подтвержденных выходов рекламы, реализовав совместно с компанией «Такском» техническую интеграцию с собственным софтом — автоматизированной системой размещения рекламы ViMB. На очереди — универсальный передаточный документ, который планируется использовать после регистрации в Минюсте электронного формата.

«Для крупных компаний электронный документооборот — это неизбежность. С переходом на ЭДО в Vi ускорился процесс подписания, отправки и получения документов контрагентам. Этот тот случай, когда “Время – деньги!”, так как сокращаются сроки оплат оказанных услуг и снижается дебиторская задолженность», — указала Любовь Брызгалова.

Представитель Vi также отметила, что электронный документооборот помогает ускорить процесс подписания и отправки документов, сократить сроки оплаты оказанных услуг и упрощает поиск документов, при этом высказала пожелание поскорее наладить роуминг между операторами и реализовать возможность обмена электронными документами с иностранными партнерами.

«Компания “Такском” уже работает над этими вопросами», — заверил Иван Пальчиков, руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами компании «Такском». Как он добавил, «компания ведет большую работу по межоператорскому взаимодействию. Заключен ряд договоров с другими операторами ЭДО (“СКБ Контур”, “Калуга Астрал”). Сегодня работа, которая велась в тестовом режиме, перешла в практическую плоскость. Вопрос по международному сотрудничеству сейчас прорабатывается и будет завершен в этом году».