В Министерстве финансов республики Беларусь внедрена СЭД DoXLogic

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

В центральном аппарате Министерства финансов республики Беларусь запущена система электронного документооборота компании БФТ СЭД DoXLogic. Как сообщили CNews в БФТ, сегодня в системе работают 400 сотрудников министерства, включая высшее руководство ведомства.

В соответствии с указом Президента республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 установлены требования к ведомственным системам документооборота. Так, в указе в том числе прописана необходимость взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов с применением формата обмена данными. Эти и некоторые другие требования направлены на решение главной задачи, поставленной Президентом республики Беларусь Александром Лукашенко — обеспечить поэтапное сокращение к 2016 г. количества документов на бумажных носителях. Необходимость реализации данных требований в Министерстве финансов республики Беларусь стала предпосылкой для внедрения системы электронного документооборота СЭД DoXLogic, рассказали в компании.

Одной из главных особенностей проекта стала проведенная экспертами БФТ адаптация системы СЭД DoXLogic в соответствии с нормативно-правовыми актами республики Беларусь в части требований к электронному документообороту — по работе с электронными подписями, формированию электронных документов и контролю исполнительской дисциплины.

В рамках проекта эксперты БФТ перенесли данные из ранее установленной в Министерстве финансов системы документооборота в новую. Это позволило сохранить преемственность систем и продолжить осуществление контроля по документам с большими сроками исполнения (10-20 лет). Важным этапом стало проведение интеграции системы СЭД DoXLogic с порталом министерства в части работы с обращениями граждан. Теперь все обращения, с которыми граждане и организации обращаются в рамках портала министерства, попадают в систему документооборота практически мгновенно, что позволяет оперативно брать их в работу.

Кроме того, особый акцент был сделан на функциональности СЭД DoXLogic, необходимой для контроля исполнительской дисциплины и, прежде всего, для контроля работы с документами вышестоящих организаций.

В целом в результате внедрения СЭД DoXLogic в Министерстве финансов республики Беларусь: обеспечен обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной подписи; создана единая информационная база поддержки принятия управленческих решений; организован единый порядок работы с документами на основе единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов; обеспечена унификация управленческой документации и сокращение количества форм и видов документов; обеспечено создание и хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов; исключено дублирование работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; обеспечен автоматизированный контроль над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения; сокращены сроки создания организационно-распорядительных документов, повысилось качество и полнота решения вопросов, ответственность за их исполнение; организован оперативный доступ (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим документам и заданиям; а также обеспечена интеграции с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов республики Беларусь (СМДО).

По информации БФТ, по итогам проекта в Министерстве финансов республики Беларусь были упрощены и ускорены процессы внутреннего и межведомственного документооборота. Главным результатом проведенных работ стало то, что СЭД DoXLogic позволила ведомству перейти на преимущественно безбумажный документооборот.