В аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге внедрена СЭД «Дело»

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила проект внедрения системы электронного документооборота в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге. Проект реализован на базе СЭД «Дело».

Институт уполномоченного по правам человека является относительно новым для России явлением. На федеральном уровне эта должность учреждена Конституцией Российской Федерации в 1993 г. В Санкт-Петербурге должность Уполномоченного по правам человека учреждена уставом субъекта. Соответствующий закон был принят Законодательным Собранием Санкт-Петербурга 30 декабря 1997 г., но первый омбудсмен был избран только спустя 10 лет.

Ранее в организации использовалась СЭД, которая давала возможность вести только учет бумажных документов (без поддержки процессов пересылки и согласования электронных документов). В конце 2014 г. по инициативе Управления делами Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге было решено заменить существующую систему учета документов и поручений. По итогам проведенного аукциона для автоматизации документооборота была выбрана СЭД «Дело».

Ключевыми потребностями, осознание которых привело к решению о замене СЭД, стали: необходимость совершенствования документальных процессов с целью повышения качества и сокращения сроков рассмотрения документов, поступающих на имя Уполномоченного; необходимость организации взаимодействия между территориально удаленными подразделениями в части обмена документами и поручениями.

Эти потребности были конкретизированы в задачах, которые решались в ходе проекта: создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, и организация взаимодействия между ними; автоматизация с использованием СЭД «Дело» ряда процессов, в т.ч. таких, как учет и рассмотрение всех обращений граждан, организация личного приема граждан, учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и др.; сокращение сроков согласования документов и исключение случаев их потери.

Для миграции на новое программное обеспечение потребовалось менее двух месяцев. Четко сформулированные на предварительном этапе цели и задачи проекта позволили в короткий срок завершить внедрение СЭД и осуществить перевод основных документопотоков из бумажного в электронный вид.