В Администрации города Реутов используют мобильные приложения iEOS и увеличивают количество пользователей СЭД «Дело»

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

С 2007 г. в Администрации города Реутов (Московская область) для автоматизации процессов работы с документами используется система электронного документооборота «Дело». В текущем году в муниципалитете завершен очередной этап развития системы – увеличено количество рабочих мест, а для руководства Администрации приобретены мобильные приложения iEOS. С начала реализации проекта по настоящее время поставку программного обеспечения, услуги по внедрению и информационному сопровождению системы оказывают специалисты компании «СофтЭксперт» (г. Тула).

Город Реутов – один из наукоградов Российской Федерации. Он получил этот статус в 2003 г. в соответствии с указом Президента России. В городе располагается военно-промышленная корпорация «Научно-производственное объединение машиностроения» («ВПК «НПО машиностроения») – одно из ведущих ракетно-космических предприятий России, которое является градообразующим. Органы местного самоуправления города представлены Администрацией города и городским Советом.

В 2007 г. руководство Администрации города Реутов приняло решение о замене ранее использовавшейся системы документооборота на СЭД «Дело», так как действующая в тот момент система более не могла качественно поддерживать процессы документооборота и не имела возможностей для дальнейшего развития. В процессе внедрения СЭД специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены работы по переносу данных из существующей БД, разработке необходимых аналитических и статистических отчетов по контролю исполнения документов, анализу распорядительных документов и поступающей корреспонденции, отчетов по работе с обращениями граждан, настройке основных и дополнительных справочников системы, обучению пользователей.

Система документооборота «Дело» позволила объединить в едином контуре основные подразделения Администрации – приемную главы города, приемную заместителей главы, отделы и управления Администрации, руководителей структурных подразделений. Были установлены рабочие места системы «Дело», подсистемы «Дело-Web» и ряд дополнительных опций. Также была внедрена система «Архивное Дело».

В текущем году было принято решение о расширении круга пользователей, имеющих доступ в СЭД. Учитывая специфику деятельности руководителей, для удобства их работы в системе были приобретены мобильные клиенты. Масштабирование автоматизированной системы электронного документооборота на программной платформе «Дело» в Администрации города Реутова в текущем году было осуществлено путем увеличения количества лицензий СЭД «Дело» (приобретено 20 дополнительных рабочих мест), а также путем внедрения технологий мобильной работы (установлено 6 рабочих мест iEOS – для руководителя администрации и его заместителей).

На данный момент в Администрации города Реутов автоматизировано более 80 рабочих мест. В работе также используются дополнительные опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами». Полностью автоматизирована работа на следующих участках документооборота: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция», «Внутренняя корреспонденция», «Обращения граждан», «Распорядительные документы».

С помощью приложения iEOS реализована возможность удаленной работы в системе с мобильных устройств, что позволило руководителю администрации и его заместителям оперативно получать документы, необходимые для работы.

В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.

Напомним, что СЭД «Дело» используют более 80 муниципальных образований Московской области – более 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений. Большинство администраций активно масштабируют систему и расширяют используемый функционал.