«Селена-Агро» строит безбумажный документооборот на базе Directum

Интеграция Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Интернет Технологии», партнер компании Directum в Уфе, приступила к внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в компании «Селена-Агро», которая входит в крупный холдинг «Селена», объединяющий производственные предприятия различных отраслей.

Основное направление деятельности «Селена-Агро» - производство, хранение, переработка, продажа зерна – тесно связано с деловым документооборотом. Вместе с наращиванием оборотов деятельности значительно возрос и объем документов, с которыми работают делопроизводители и ответственные сотрудники компании. Старая модель бумажного документооборота перестала справляться с темпом роста реестра документов, говорится в сообщении компании Directum.

Поэтому в целях повышения эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины и оптимизации контроля выполнения задач руководством «Селена-Агро» было принято решение автоматизировать основные процессы обработки документов с помощью СЭД Directum.

Выбор системы был обусловлен тем, что некоторые сотрудники «Селена-Агро» - и делопроизводители, и ИТ-специалисты - уже имели опыт работы с Directum, были вовлечены в процесс внедрения системы на других предприятиях Башкортостана и сохранили хорошее мнение о ней, отметили в Directum. Поставку и внедрение системы осуществляет компания «Интернет Технологии».

В ходе проекта будут внедряться «Базовые модули» Directum, модули «Канцелярия» и «Управление договорами». С помощью данного функционала будут автоматизированы следующие ключевые процессы: регистрация входящих документов и вынесение резолюции; регистрация исходящих документов; ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям; работа со служебными записками (плановыми, включающими в себя счета на оплату, и другими видами служебных записок); работа с договорами (входящими и исходящими документами самой компании, а также с исходящими документами дочерних предприятий); согласование бюджетов всех подразделений на месяц.

В процессе внедрения Directum сложившиеся в «Селена-Агро» бизнес-процессы будут поэтапно переходить в электронный вид. Для сближения бумажного и электронного документооборота было приобретено решение быстрой идентификации документов Directum RapID, позволяющее оперативно находить электронную версию документа в системе по штрих-коду на бумажном аналоге этого документа. Таким образом, переход на электронный документооборот пройдет на предприятии быстро и без кардинальной перестройки, пояснили в Directum.

В данный момент проводится обучение администратора и пользователей системы, в ближайшие дни будет организован вводный семинар для руководителей. С системой будет работать весь руководящий состав, который для визирования документов будет использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП). Также в системе будут работать все сотрудники, ответственные за документооборот в ключевых отделах компании «Селена-Агро»: финансовом, юридическом, экономическом, отделе продаж и производственном отделе. Удаленные сотрудники смогут обращаться к системе через сервер веб-доступа.

Как ожидается, внедрение системы Directum в «Селена-Агро» позволит оптимизировать документооборот компании и установить эффективные пути прохождения документов во время согласования. Таким образом, сотрудники компании смогут свести к минимуму затраты и рутинные операции, связанные с документооборотом.