СЭД Directum внедрена в «Локомотивных технологиях»

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «МайТэк», генеральный партнер Directum, завершила масштабный проект в сервисном холдинге «Локомотивные технологии». Как сообщили CNews в компании Directum, особенностью проекта стала географическая протяженность — единая информационная среда связала 8 часовых поясов и более 150 структурных организаций.

«Локомотивные технологии» — компания, интегрирующая управление сервисным локомотивным холдингом «ЛокоТех». Объединенная группа компаний включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. В холдинг «ЛокоТех» входят «Желдорреммаш», «ТМХ-Сервис», «ТМХС-Лизинг», «Торговый дом ТМХС», «АВП Технология» и «ЛокоТех-Промсервис». Штатная численность группы компаний превышает 60 тыс. человек. Производственную базу холдинга составляют 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных локомотивных депо по всей России, которые обеспечивают сервисное обслуживание более 15 тыс. локомотивов.

С развитием и укрупнением компании потребовался гибкий и технологичный инструмент управления бизнесом, который позволил бы оптимально выстроить внутренние процессы и грамотно организовать документооборот, а не стал формальной надстройкой к ИТ-инфраструктуре предприятия. Внутренняя рабочая группа УК «Локомотивные технологии» выбирала ECM-систему по конкретным требованиям: широкая функциональность; наличие готовых решений; возможность адаптации под бизнес-процессы; мощность и масштабируемость платформы; возможность работы через веб-доступ.

В результате выбор был сделан в пользу Directum. Широкая функциональность системы (благодаря наличию 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений) позволяет закрывать большой спектр бизнес-задач организаций. Открытость и масштабируемость платформы обеспечивают легкое расширение возможностей системы. Благодаря веб-клиенту пользователи могут работать в Directum удаленно в режиме онлайн с различных мобильных устройств, что отвечает современным требованиям ведения бизнеса.

Реализация проекта была доверена компании «МайТэк». Приступая к внедрению, специалисты «МайТэк» совместно с рабочей группой заказчика выделили ключевые стратегические цели проекта: снизить загрузку административно-управленческого персонала; организовать единое информационное пространство для пользователей различных систем с целью оптимизации их трудозатрат; организовать контроль исполнения поручений на всех уровнях управления в холдинге; полностью перейти на электронный документооборот.

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда проекта четко сформулировала задачи внедрения и определила в качестве основных процессов для автоматизации: рассмотрение входящих документов, контроль исполнения поручений; согласование исходящих писем во внешние и дочерние организации и другие зависимые общества; оформление, согласование, передачу и отзыв доверенностей; согласование приказов и распоряжений, ознакомление и исполнение документов; создание и согласование договорных документов и заявок на оплату, создание единого реестра; согласование и исполнение служебных записок; оформление, согласование и выполнение заявок в ИТ.

Поставленные в рамках проекта задачи были реализованы с помощью базовых модулей Directum, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было создано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с решением «1С».

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко изменить при редактировании регламентов предприятия. Это делает настройку типовых маршрутов простой и понятной, что сокращает стоимость и трудозатраты на сопровождение системы в дальнейшем, а также ее поддержку и развитие (подключение к системе новых компаний), указали в Directum.

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Основной акцент в ходе проекта делался на работу с поручениями. По отзыву заказчика, реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

Интеграция с системой «1С» настроена на уровне процессов. В Directum перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 тыс. записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает Directum.

Кроме того, были автоматизированы процессы управления доверенностями, заявками в ИТ и заявками на расходование денежных средств.

В целом проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 1000 сотрудников в более чем 100 организациях холдинга. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. По информации «Локомотивных технологий», возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей «МайТэк» организовала круглосуточную службу поддержки. Отличительной же особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ Directum.

«Основной эффект, достигнутый на сегодняшний момент, выражается в повышении общего уровня исполнительской дисциплины, — рассказал руководитель проекта от исполнителя Денис Касимов. — В частности, было сформировано единое информационное пространство с единой точкой входа, унифицированы управленческие процессы в холдинге, повышена скорость доведения поручений до конечных исполнителей и реализован контроль поручений до уровня руководства заводов. В результате чего повысился уровень исполнения поручений: выполняется 90% поставленных поручений».

«Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.). В ближайшем будущем ожидаем сокращения затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов», — прокомментировала итоги проекта внедрения СЭД Directum Лилия Терехина, заместитель генерального директора по правовому сопровождению — руководитель аппарата генерального директора компании «Локомотивные технологии».