Российское подразделение Volvo CE внедрило систему «Альфа-Авто»

Интеграция Ритейл Внедрения Автодилеры
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Завершен проект интеграции отраслевого решения «Альфа-Авто» с корпоративной системой Volvo при участии экспертов «1С-Рарус». Как сообщили CNews в компании «1С-Рарус», с помощью новой системы автоматизированы процессы, сопровождающие импорт более 80 наименований строительной техники и навесного оборудования Volvo в Россию. По итогам проекта организована четкая командная работа на участке от дилера до завода-производителя, позволяющая осуществлять продажи нескольких тысяч единиц строительной техники в год, рассказали в компании.

Volvo Group — мировой производитель грузовых автомобилей (Volvo Trucks), автобусов (Volvo Buses) и строительной техники (Volvo Construction Equipment), судовых и промышленных силовых установок (Volvo Penta). В России Volvo Group представлена с 1998 г. компанией-импортером «Вольво Восток». В ее структуру входит подразделение по импорту строительной и дорожной техники. Продажи и сервис техники в России организованы через независимого дилера «Ферронордик Машины».

Российскому подразделению Volvo CE необходимо поддерживать непрерывное взаимодействие со своим основным дилером, ежедневно получая и обрабатывая заказы на технику. В частности, требуется оперативно составлять и отправлять заявки заводам-производителям и отслеживать статус выполнения заказов, своевременно уведомляя дилера о важных событиях и датах. Volvo CE также необходимо контролировать весь процесс доставки изготовленной техники в Россию, занимаясь ее оформлением на таможне и размещая затем на складе временного хранения. После прибытия техники требуется передать ее дилеру, оформив все необходимые документы и рассчитав стоимость заказа и условия его оплаты.

«Ферронордик Машины» использует систему «Альфа-Авто». Руководство Volvo CE в России приняло решение перенять положительный опыт у своего дилера. Как результат, пятая редакция «Альфа-Авто» на платформе «1С:Предприятие 8» была выбрана для автоматизации оперативных и управленческих задач. На старте проекта решение прошло необходимую сертификацию в ИТ-службе Volvo на предмет совместимости с корпоративной системой холдинга.

Выполнение проектных работ доверили команде «1С-Рарус», которая организовала в «Альфа-Авто» работу 26 сотрудников Volvo CE: менеджеров по заказам, логистов, бухгалтеров, кредитных контролеров и бизнес-контролера, руководителей.

По информации «1С-Раруса», «Альфа-Авто» помогает российскому подразделению Volvo CE импортировать до 2 тыс. единиц техники ежегодно, исключив недоразумения при принятии и оформлении заказов, организовав прозрачный контроль доставки товаров и точный расчет стоимости заказов для дилера. Компания исключила использование в работе объемных таблиц.

Сегодня все заказы, полученные от дилера, загружаются в новую систему в автоматическом режиме, не теряются и оперативно обрабатываются специалистами Volvo. В системе отражаются все данные о заказываемой технике: количество, наименование, необходимые характеристики. Каждый такой заказ проходит оценку в системе, уточняется его корректность, происходит предварительный расчет себестоимости техники. Сокращено время на получение и проверку заказов.

Интеграция с корпоративной системой Volvo позволяет отправлять заказы в производство и контролировать сроки их выполнения. Одновременно с тем, система «Альфа-Авто» помогает формировать отчеты для дилера по датам производства. Иногда на производство машин требуется свыше полугода, а благодаря внедренному решению компания получила возможность видеть общую картину по состоянию заказов и доставок в любой момент времени.

Контроль доставки техники в Россию осуществляют специалисты компании по логистике. Они своевременно отслеживают перемещения готовой продукции, ее прибытие на таможню, контролируют оформление заказов и сроки доставки на склады в России. Система помогает организовать оформление всех документов на технику, определять таможенную пошлину, НДС, утилизационный сбор, контролировать использование услуг брокеров по оформлению. В системе также рассчитывается стоимость услуг по доставке, оформлению и хранению на складе.

Пока размещенная на складах временного хранения техника дожидается представителя дилера, сотрудники Volvo CE с помощью системы формируют пакет необходимых сопровождающих продажу документов и рассчитывают финальную стоимость товара, которая складывается из нескольких составляющих. «Альфа-Авто» позволяет учитывать различные финансовые схемы работы с дилером, в том числе обеспечивает соблюдение корпоративных стандартов ценообразования, а также возможность предоставления сложных скидок. При этом гарантируется прозрачность данных и корректность документов и расчетов, а вся документация оформляется в разы быстрее, утверждают в «1С-Рарусе».

Информация по платежам от дилера автоматически поступает в систему, где ее проверяют финансовые контролеры. Компании это позволяет вести точные взаиморасчеты с дилером и не допускать превышения кредитных лимитов по договорам. Система помогает руководству контролировать результаты продаж, анализировать прибыль, наценку и объем предоставленных скидок. Отчет, который ранее формировался в таблицах много часов из-за анализа данных из нескольких систем, сегодня генерируется за пару минут.

«Внедрение решения на базе “Альфа-Авто” позволило оптимизировать процесс импорта и продаж строительной техники Volvo на территории РФ. Завершив проект, мы добились исключения фрагментации данных в разных источниках, исключили потребность дублирования информации, ускорили документооборот и улучшили управленческий учет, — рассказал Олег Никитин, бизнес-менеджер Volvo CE в России, Украине, Беларуси и Казахстане. — Работа в единой системе позволяет каждому сотруднику получать необходимую для себя информацию: история и текущий статус заказа, сроки его исполнения, уровень рентабельности, анализ продаж и т.д. Стало намного проще вести поиск и отслеживание заказов».