ПИК перевела работу с договорами в Directum

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Акелон» выполнила проект по внедрению системы Directum в группе компаний ПИК, российском девелопере в области жилой недвижимости. С помощью ECM-системы специалисты «Акелон» автоматизировали более 1100 пользователей в центральном офисе и десяти дочерних и зависимых обществах группы. Особенность проекта состоит в разработке и внедрении решения по работе с договорными документами, которое расширяет стандартный функционал модуля «Управление договорами», сообщили CNews в компании Directum.

Приоритетным направлением деятельности в группы компаний ПИК является строительство современного доступного жилья преимущественно в сегменте индустриального домостроения. В группу входит свыше 50 дочерних и зависимых обществ в различных регионах России, штат сотрудников насчитывает около 11 тыс. человек.

Для оптимизации работы с договорными документами в конце 2013 г. руководством группы было принято решение о начале проекта внедрения системы управления договорными документами на базе платформы Directum. В качестве интегратора по итогам тендера была привлечена компания «Акелон», генеральный партнер Directum.

Разработанное на платформе системы Directum решение позволило автоматизировать основные процессы работы с договорными документами, начиная с оформления заявки на разработку текста документа, согласования договора и заканчивая процессами расторжения и аннулирования.

Система Directum был интегрирована в существующую ИТ-инфраструктуру группы, обеспечив автоматический обмен данными с бухгалтерской системой, казначейством, архивом тендеров, CRM и другими системами.

Для обеспечения удобного перехода работы пользователей перед началом проекта в систему Directum было загружено более 80 тыс. исторических договорных документов за последние два года. Это позволило сократить трудозатраты при создании новых подчиненных документов (дополнительных соглашений, соглашений о расторжении и пр.) и обеспечить наличие в системе полных «цепочек» договорных документов.

На текущий момент в системе Directum ежедневно создаются порядка 250 договорных документов (с учетом автоматического получения данных из других информационных систем), запускается более 1000 задач по различным типовым маршрутам.

«В начале проекта перед нами были поставлены довольно амбициозные цели: предстояло запустить систему сразу в 11 предприятиях, количество пользователей в которых составило более 1000 человек, интегрировать систему с существующей ИТ-инфраструктурой группы, провести миграцию более 80 тыс. договорных документов. Directum стал разумным выбором в качестве платформы, способной в довольно сжатые сроки проекта обеспечить выполнение всех требований заказчика. Подтверждением этому являются результаты внедрения системы, обеспечивающей создание и согласование более чем 2 тыс. договорных документов в день, — подвел итоги проекта Сергей Ромашев, руководитель проекта компании «Акелон». — В настоящее время система переведена в промышленную эксплуатацию, ведутся работы по тиражированию системы в остальных предприятиях группы».

«Проект продолжался около года. Самым продолжительным стал этап проектирования системы — команде проекта предстояло учесть особенности и нюансы работы всех подразделений с различными видами договоров, чтобы на выходе заложить в систему удобные, гибкие механизмы использования и сопровождения системы. Такой подход применялся не только для десяти пилотных предприятий, но и с целью обеспечить дальнейшее тиражирование системы с минимальными доработками, — рассказал Валентин Потешкин, начальник отдела контроля качества и внутренней эффективности группа компаний ПИК, руководитель проекта. — Результатом стала разработанная на платформе Directum система работы с договорными документами, обладающая как удобным пользовательским интерфейсом, высокой скоростью работы и надежностью, так и необходимой гибкостью и простотой в настройке».

В ближайших планах ГК ПИК — дальнейшее развитие системы и тиражирование в дочерних и зависимых обществах группы.