«Пежо Ситроен Рус» снизил затраты на документооборот с помощью «Диадока»

Интеграция Ритейл Документооборот Внедрения Автодилеры
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Пежо Ситроен Рус» сократила годовые расходы на документооборот более чем на i4 млн с помощью сервиса ЭДО «Диадок». Об этом CNews сообщили в компании «СКБ Контур», разработчике сервиса. Ежегодно компания генерирует и направляет 800 тыс. документов дилерам по всей России. По оценкам заказчика, внедрение системы электронного документооборота в SAP позволило сократить издержки на 70%.

Сегодня «Пежо Ситроен Рус» обменивается юридически значимыми электронными документами с 90% дилеров и переводит на ЭДО входящий документооборот. Современная технология делопроизводства позволила компании экономить 30% рабочего времени сотрудников за счет того, что им больше не нужно контролировать возврат подписанных экземпляров и исключить утери документов, рассказали в «СКБ Контур».

Бумажный документооборот приводил к значительным затратам и усложнял внутренние процессы компании. Так, доставка документов занимала от 3 до 14 дней. Кроме того, бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку. Тендер «Пежо Ситроен Рус» на внедрение электронного документооборота выиграл разработчик «СКБ Контур» со своим сервисом ЭДО «Диадок».

«Пежо Ситроен Рус» входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили. Результаты анализа, который провела проектная команда, показали, что выгружать документы из SAP-систем в данном случае можно только в формате PDF.

«Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через “Диадок” более 120 тыс. документов, — рассказала Елена Зырянова, руководитель проекта ЭДО в компании «Пежо Ситроен Рус». — Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает “СКБ Контур”».

Оптимальным решением в данном случае стал облачный коннектор «Диадока» — интеграционный модуль, через который PDF-документы из SAP-систем выгружаются в сервис ЭДО и конвертируются в утвержденный российским законодательством формат XML. Как пояснили в компании, особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в «Диадоке», все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора «СКБ Контур». Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.

В результате в конце каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в «Диадок» и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы «Диадок» и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово.

«Опыт “Пежо Ситроен Рус” подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы, — считает Козлов Константин, руководитель проекта «Диадок», «СКБ Контур». — Перед нами стояла непростая задача — доработать коннектор так, чтобы он научился распознавать PDF-файлы и конвертировать их в XML. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас».