«Объединенная двигателестроительная корпорация» перешла на ECM-систему Directum

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Современные технологии», сертифицированный партнер компании Directum, завершила проект автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в «Объединенной двигателестроительной корпорации» (ОДК). Особый акцент при внедрении был сделан на повышении исполнительской дисциплины, а также сохранении мобильности высшего руководства, сообщили CNews в Directum.

«Объединенная двигателестроительная корпорация» — интегрированная структура, выпускающая двигатели для военной и гражданской авиации, космических программ, установки различной мощности для выработки электрической и тепловой энергии, а также газоперекачивающие и корабельные газотурбинные агрегаты. ОДК объединяет более 85% активов отрасли и является дочерней компанией объединенной промышленной корпорации «Оборонпром».

В 2013 г., после нескольких лет работы в системе электронного документооборота, в ОДК возникла необходимость ее замены. Предпосылками такого решения стали недостаточная функциональность действующего решения, ограниченное число пользователей, а также отказ разработчика от дальнейшей технической поддержки.

Новая система должна была обеспечить: контроль исполнительной дисциплины; хорошо настроенный обмен информацией между сотрудниками территориально распределенного офиса; прозрачность бизнес-процессов; возможность мобильной работы для высшего руководства.

Выбор был сделан в пользу Directum: свою роль сыграли функциональные возможности ECM-системы, наличие доступного инструментария для ее настройки, отказоустойчивость и безопасность. В качестве подрядчика работ выступила компания «Современные технологии».

Команда проекта перевела в электронный вид работу канцелярии и с помощью веб-доступа подключила к системе сотрудников дочерних обществ ОДК. Помимо автоматизации канцелярского документооборота, были решены и другие задачи.

На текущем этапе рабочая группа проекта приняла решение не использовать электронную подпись в процессе согласования. Соответственно было необходимо разработать механизм отслеживания истории работы с документом: какая версия и кем согласована, на каком этапе добавлен новый документ в пакет, с каким результатом завершилось согласование и т.д.

В итоге, при необходимости согласовать проект исходящего или внутреннего документа, исполнитель с помощью специального сценария создает новую регистрационно-контрольную карточку (РКК), связывает с ней пакет электронных документов и инициирует процесс. При старте и последующем прохождении типового маршрута в карточке РКК автоматически фиксируется история согласования.

Процесс остается прозрачным и для инициатора, и для прочих участников. При этом информацию о стадии согласования документа можно получить непосредственно из карточки РКК без длительного изучения переписки по задаче, указали в Directum.

Чтобы исключить двойной ввод и корректировку информации по работникам и организационной структуре, специалисты «Современных технологий» наладили интеграционный обмен данными с учетной системой «1С:Зарплата и кадры». Синхронизация происходит 1 раз в сутки. При увольнении работника или реорганизации подразделения старые записи в соответствующих справочниках Directum закрываются.

Теперь в дороге или в командировке высшее руководство компании работает в ECM-системе с помощью приложения Directum iDecide Documents for iPad: просматривает и подписывает документы, оставляет текстовые и графические комментарии, выносит резолюции. Для обеспечения комфортной работы топ-менеджмента компании решение было адаптировано под внутренние процессы организации.

Согласно регламенту, резолюции высшего руководства контролируются сотрудниками канцелярии. Поэтому в приложении реализовано автоматическое назначение контролера поручения: если автор резолюции относится к высшему руководству, то в карточке поручения в качестве контролера указывается его делопроизводитель.

Для того чтобы исполнитель мог видеть вложения в подзадачах, стартованных пользователями iPad, был создан сценарий, который запускается каждые 5 минут и автоматически назначает исполнителю права на вложенные объекты.

Для повышения контроля исполнения наиболее значимых в организации поручений были разработаны специальные отчеты. Один из них — «Контроль исполнения поручений генерального директора» — позволяет сотрудникам канцелярии отслеживать этапы выполнения соответствующих поручений. Он формируется с учетом заданного периода и в зависимости от значений запрашиваемых параметров включает в себя информацию по поручениям: подлежащим выполнению в запрашиваемый период; выполненным в отчетный период (с нарушением срока и без); незакрытым со сроком исполнения в отчетном периоде.

Отчет «Контроль исполнения поручений заместителей генерального директора» аналогичен предыдущему за исключением того, что формируется он в разрезе поручений других представителей менеджмента компании. В свою очередь, отчет «Контроль исполнения поручений Канцелярией» позволяет сотрудникам канцелярии следить за исполнением важных поручений из вышестоящих организаций.

«Система сильно упростила работу канцелярии. Процесс работы со служебными записками полностью переведен в электронный вид, снизилось время поиска и согласования организационно-распорядительных документов. Появилась возможность использования результатов согласования в дальнейшем при создании аналогичных документов. Сотрудники начали включаться в реорганизацию бизнес-процессов делопроизводства, — прокомментировал результаты проекта главный специалист по информационным системам ОДК Андрей Миронов. — В дальнейшем планируем разработать механизм интеграции Directum со сторонними системами документооборота дочерних обществ для полной автоматизации работы с поручениями и передачи организационно-распорядительных документов».

По отзыву «Объединенной двигателестроительной корпорации», автоматизация процедур контроля распоряжений привела к повышению исполнительской дисциплины. Также сократились сроки исполнения распоряжений вышестоящих организаций и генерального директора. В 2015 г. в системе были реализованы процессы по контролю исполнения решений проектного комитета.

Руководство компании пользуется мобильным решением Directum для iPad, благодаря чему повысилась оперативность рассмотрения документов и появилась возможность решать многие вопросы удаленно.