«Мария-Ра» перешла на электронный документооборот

Интеграция Ритейл Документооборот Внедрения Розница
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

«Мария-Ра» — торговая сеть в Сибирском регионе — перешла на электронный документооборот с помощью компании «СКБ Контур». Как сообщили CNews в «СКБ Контуре», теперь в сети в электронный вид переведена вся цепочка входящих документов (накладные, счета-фактуры), а также исходящий документооборот по возвратным операциям с поставщиками товара.

Бумажный документооборот у «Марии-Ра» сопровождали постоянные системные проблемы, они тормозили работу сети и осложняли отношения с поставщиками, рассказали в компании. Во-первых, случалось так, что документы от поставщика поступали с неверными данными, ошибки происходили при заполнении, приемке и пр. Между географически разнесенными объектами поставщиков и торговыми точками сети корректировки затягивались не на один месяц. Повторная пересылка и обмен исправленными документами дорого обходились как торговой сети, так и поставщикам товара. Во-вторых, ручной перенос сведений из входящих документов в учетную систему сети сопровождался большим количеством ошибок.

Решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО) торговая сеть «Мария-Ра» приняла в 2013 г. На первом этапе в электронный вид был переведен входящий поток документов по расчетам с поставщиками товара (ТОРГ-12, счет-фактуру). Сервис электронного документооборота «Контур.EDI» (разработка «СКБ Контур») был интегрирован в корпоративную информсистему на платформе «1С» с помощью типового модуля, разработанного специалистами вендора. Это позволяет сотрудникам сети получать электронные документы сразу в привычной для себя программе.

«Спустя год с начала внедрения электронного документооборота число магазинов нашей сети выросло на 20%. При этом мы не приняли на работу ни одного нового бухгалтера, так как при ЭДО с возросшими объемами работы вполне справлялся прежний состав», — пояснила Елена Ситникова, главный бухгалтер по учету операций розничного направления, «Мария-Ра».

Летом 2014 г. компания перевела в электронный вид исходящие документы (счета-фактуры, ТОРГ-12) по операциям возврата товаров поставщику. Уже в третьем квартале 2014 г. через сервис «Контур.EDI» прошло 800 тыс. документов, а в 2015 г. этот показатель превысил 1 млн документов. Сегодня 85% поставщиков «Марии-Ра» обмениваются с сетью электронными документами через сервис «Контур.EDI», что составляет около 90% трафика сети. С 15% поставщиков торговая сеть ведет ЭДО через других операторов. В ближайшие 3-4 года компания планирует перевести на электронный документооборот прочих контрагентов (по договорам об услугах, выполненных работах, бонусным контрактам), процессы сверки с поставщиками товара, алкогольной продукции, подписание договоров поставки, спецификаций.

«Наш опыт показывает, что именно торговые сети в большинстве случаев выступают инициаторами ЭДО и "подтягивают” за собой поставщиков, — отметила Лидия Урывская, руководитель проекта «Контур.Ритейл». — Электронный документооборот гораздо быстрее и точнее, чем бумажный, это обеспечивает своевременность поставок и оплаты. При ЭДО документы не теряются, ошибки сведены к минимуму. Наконец, это финансовые выгоды — экономия на доставке и архивировании документов, минимизация расходов на персонал».