Поделиться
СЭД Directum внедрили в «Союзлифтмонтаже»
Компания «ST Урал» – партнер компании Directum – объявила о переводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и управления взаимодействием (СЭД) Directum в ЮУДО «Союзлифтмонтаж».
В ходе развития бизнеса на предприятии «Союзлифтмонтаж» возникла необходимость комплексной модернизации взаимодействия и документооборота. Для решения этой задачи была выбрана СЭД Directum. Поставку и внедрение системы выполняла компания «ST Урал».
Процесс внедрения представлял собой комплекс работ, поэтапно проводимых на предприятии. На первом этапе была изучена и описана модель бизнес-процессов предприятия, а также предложены варианты ее модернизации. В качестве базового инструмента оптимизации модели было использовано имитационное моделирование. Параллельно без отрыва от основной деятельности все ключевые сотрудники «Союзлифтмонтажа» прошли обучение работе в системе Directum.
По завершении всех предпроектных работ в «Союзлифтмонтаже» началось развертывание системы Directum на рабочих компьютерах. Для автоматизации делопроизводства и взаимодействия были выбраны «Базовые модули» системы, а также модули «Канцелярия» и «Управление договорами».
В виде типовых маршрутов в систему перешли все стандартные процессы документооборота: регистрация корреспонденции, создание и согласование документов, согласование организационно-распорядительной документации, хранение документов. Также были автоматизированы уникальные процессы данного предприятия – специфический маршрут согласования договоров и механизм контроля актуальности специализированной технической документации.
Первый процесс представляет собой сложный маршрут движения договора, охватывающий все этапы от заявки до исполнения. Маршрут включает согласование всех сопутствующих документов (чертежи, коммерческие предложения, контракты с заводами-изготовителями лифтов, счеты, акты и т.д.). Сложность этого процесса в том, что заявка на монтаж лифта или эскалатора может быть оформлена задолго до сдачи объекта, и ее выполнение может занять долгое время. Как отмечается, что система Directum позволит легко управлять и осуществлять мониторинг работ по этому направлению.
Второй процесс – механизм контроля актуальности специализированной технической документации – представляет собой набор сценариев, позволяющий в автоматическом режиме отслеживать состояние технических средств. Теперь, опираясь на реквизиты специальных справочников, система автоматически уведомляет ответственных сотрудников о наступлении срока технической проверки объектов и обновлении соответствующих документов.
Таким образом, средствами системы Directum решен целый ряд проблем контроля, учета и исполнения документов, организовано единое информационное пространство, сокращены сроки согласования документов. Появилась возможность полностью отказаться от некоторых бумажных документов (первоначально от служебных записок).
На сегодняшний день одновременно в системе работают 45 пользователей во всех подразделениях ЮУДО «Союзлифтмонтаж». Результатом проведенных работ по внедрению СЭД Directum и ее опытной эксплуатации явился переход документооборота и взаимодействия предприятия на качественно новый уровень, говорится в сообщении компании Directum.
Короткая ссылка
