«ФосАгро» перешла на новую систему бюджетирования на базе IBM Cognos TM1

Интеграция Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Российская вертикально интегрированная компания «ФосАгро», производитель фосфорсодержащих удобрений, перешла на централизованную систему бюджетирования и расчёта себестоимости. Новая система реализована на платформе IBM Cognos TM1. Об этом CNews сообщили в компании Columbus, которая выступила партнёром по внедрению платформы.

С помощью новой системы IBM Cognos TM1 на всех предприятиях группы «ФосАгро» унифицированы и интенсифицированы процессы планирования и бюджетирования. Кроме того, компания решила задачи расчёта производственной себестоимости по всем продуктам и полуфабрикатам. Система, разработанная консультантами Columbus, заменила функционально устаревшее решение на основе Financial Analyzer.

«Помимо ряда функциональных ограничений, причиной смены прежней системы стало то, что она перестала поддерживаться вендором. Вдобавок процесс сбора и консолидации бюджетных данных по всем предприятиям был довольно трудоёмким», — пояснил Михаил Кураев, начальник управления планирования закупок и управления запасами «ФосАгро АГ».

Благодаря запуску IBM Cognos TM1 в группе «ФосАгро» сокращены сроки и трудоёмкость подготовки, согласования и контроля годового и оперативных бюджетов, расчёта производственной себестоимости, ускорено получение достоверной информации по ключевым аспектам корпоративного планирования, оптимизировано взаимодействие и повышен уровень финансовой ответственности сотрудников, рассказали в Columbus.

По отзыву заказчика, программная платформа IBM Cognos TM1 полностью отвечает требованиям группы «ФосАгро». Система отличается широкой функциональностью, гибкостью настройки, легкостью освоения и удобством работы для рядовых пользователей, простотой масштабирования и интеграции с другими учетными системами, приемлемой стоимостью владения.

«На этапе выбора системы мы провели голосование среди ключевых менеджеров компании, также опросили представителей нескольких крупных промышленных предприятий, которые используют IBM Cognos TM1 для задач бюджетирования», — отметил Михаил Кураев.

В ходе проекта на базе платформы IBM Cognos TM1 реализована единая модель бюджетирования для четырёх производственных предприятий и около 40 дочерних сбытовых и обслуживающих организаций. Основные бюджетные формы унифицированы, процесс согласования бюджетов централизован и стал полностью прозрачен. Сотрудники ГК «ФосАгро» работают в едином интерфейсе по единым принципам. Решение Columbus охватывает бюджеты продаж, производства, закупок сырья и энергоресурсов, бюджеты затрат, подготовку сводного бюджета затрат, бюджета доходов и расходов.

В общей сложности реализация проекта заняла около 8 месяцев. При этом от старта проекта до начала ввода данных и сбора годового бюджета прошло менее 3 месяцев.

«Проектная команда работала в условиях жёстких сроков. Бюджет 2015 года полностью сформирован в IBM Cognos TM1, его готовили в течение 2 месяцев параллельно с тестированием новой системы, — сообщил Михаил Кураев. — Мы добились желаемого благодаря профессионализму и слаженному взаимодействию консультантов Columbus, наших специалистов и руководителей».

«ФосАгро» работает с большим количеством номенклатурных позиций, спрос на продукцию, а с ним и рыночные цены постоянно меняются. Благодаря IBM Cognos TM1 компания может с меньшими трудозатратами создавать и корректировать бюджеты с учётом различных сценариев развития рынка и изменений условий деятельности. К примеру, бюджет доходов и расходов можно пересчитать с учетом изменений закупочных цен сырья, накладных расходов, объемов продаж. Бюджет на следующий месяц готов к 20 числу текущего месяца, параллельно в IBM Cognos TM1 отслеживается соблюдение годовых лимитов и резервов, доступных каждому центру финансовой ответственности.

Права доступа каждого специалиста к бюджетам чётко определены. К примеру, в сводной смете доходов и расходов рядовые сотрудники видят только сведения о доходах и расходах внутри своего ЦФО, полная информация доступна только руководству. Система не позволяет выйти за пределы возможных расходов бюджета без согласования вышестоящего руководства.

Кроме того, в системе видно, кто из специалистов создает, а кто утверждает конкретный бюджет в рамках отдельного предприятия и подразделения. IBM Cognos TM1 подсказывает, какие бюджеты готовы, а какие ещё нет, принят или отклонен конкретный бюджет ответственным руководителем. Кроме того, пользователи могут вносить комментарии к текущим планам. До запуска системы сотрудникам приходилось тратить много времени на отслеживание статусов готовности и согласования бюджета.

Единая централизованная система управления бюджетным процессом позволила компании обеспечить должный уровень прозрачности финансово-хозяйственной деятельности. Одна из особенностей проекта — сложный расчёт плановой себестоимости для попередельного производства. Для выпуска конечной продукции задействуются десятки полуфабрикатов. Благодаря новой системе в «ФосАгро» увеличилась скорость и снизилась трудоемкость расчёта плановой себестоимости продукции. До начала проекта компания дополнительно использовала для этих целей инструменты ERP-системы и старую систему бюджетирования. Теперь расчёты плановой производственной себестоимости полностью ведутся в системе IBM Cognos TM1.

«Раньше процесс расчёта себестоимости производства мог растянуться на несколько недель. Это была довольно сложная процедура: требовалось менять производственные задания, рецептуры, привлекать множество специалистов. Сейчас, когда все реализовано в единой системе, основные расчёты мы делаем в течение одного дня силами одного экономиста», — разъяснил Михаил Кураев.

По оценкам заказчика, в IBM Cognos TM1 компания рассчитывает бюджеты в среднем 2-3 раза быстрее, чем в предыдущей системе. До проекта пересчёт бюджетов в «ФосАгро» был крайне трудоемкой и ресурсоемкой процедурой. Приходилось ждать, пока сотрудники загрузят данные из других учетных систем, внесут необходимые изменения и сформируют новый план. В результате пересчёт отдельных бюджетов мог занимать 1-2 рабочих дня. Теперь подготовка бюджетов целиком ведётся в IBM Cognos TM1, данные обновляются в режиме реального времени и всегда актуальны.

«Мы можем использовать и рассчитывать разные сценарии бюджетов. Время выполнения основных процессов корпоративного планирования сократилось в десятки раз, пересчёт основных бюджетов в зависимости от объема данных занимает от нескольких минут до пары часов», — отметил Сергей Маркиш, начальник группы методологии «ФосАгро АГ».

С появлением системы IBM Cognos TM1 изменилась процедура расчёта и согласования транспортных расходов. На основе данных продаж и закупок транспортная компания точнее планирует потребности в подвижном составе с учётом оборачиваемости грузов на разных направлениях, типа подвижного состава. Система помогает рассчитывать ставки тарифов на грузоперевозки, включая все сопутствующие расходы, и сформировать отчеты о доходах и расходах на транспортировку.

Инструменты системы позволяют сотрудникам компании моментально перейти к нужному бюджету из сводной сметы доходов и расходов, например, чтобы детально рассмотреть бюджет конкретного подразделения и определить, из чего складываются доходы или расходы в итоговых формах, изучить динамику изменений бюджетов. Таким образом, «ФосАгро» тратит меньше времени на бюджетный анализ и принятие решений, подчеркнули в Columbus.

«Мы получили удобную и простую в использовании систему бюджетирования. Огромным плюсом являются справочник на русском языке, который позволяет быстро разобраться в логике работы решения не только администраторам, но и рядовым пользователям. Конечно, нам еще потребуется некоторое время на освоение новой системы бюджетирования, в частности, углубленное обучение ключевых пользователей функциональности IBM Cognos TM1 и специфике реализованного проекта», — заключил Сергей Маркиш.

В ходе проекта в компании был также сформирован центр компетенций, который в дальнейшем будет самостоятельно поддерживать решение и обучать новых пользователей. В настоящее время Columbus и «ФосАгро» продолжают сотрудничество в рамках проекта по развитию системы бюджетирования.