ECM-система Directum внедрена в «ГидроТехАтоме»

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «МайТэк» завершила внедрение ECM-системы Directum в компании «ГидроТехАтом». Как сообщили CNews в компании Directum, особенностью проекта стал широкий охват процессов: канцелярия, работа с организационно-распорядительной документацией, управление договорами, формирование реестров платежей и комплектовочных ведомостей. Также настроена синхронизация данных с «1С:Бухгалтерией 7.7».

«ГидроТехАтом» специализируется на проектировании, изготовлении и поставке оборудования для объектов атомной энергетики и производства, а также осуществляет монтаж и пусконаладку промышленного отопительного оборудования.

Важным шагом в развитии «ГидроТехАтома» стало внедрение системы менеджмента качества (СМК). Однако необходимость фиксирования всех этапов деятельности привела к лавинообразному увеличению рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением бумаг. Для того чтобы построить СМК, которая способствовала бы росту компании, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. По отзыву заказчика, она показала соответствие ключевым требованиям руководства «ГидроТехАтома»: быстрая настройка, высокая масштабируемость и легкая адаптация под конкретные бизнес-процессы силами собственных ИТ-специалистов.

Интегратором проекта выступил генеральный партнер Directum — «МайТэк», чьи специалисты обладают не только глубокими знаниями программного продукта, но и необходимым опытом реализации проектов на предприятиях производственной сферы.

За счет внедрения системы предстояло решить ряд задач: грамотно организовать и скоординировать документационное обеспечение работы подразделений; выстроить прозрачное управление взаимодействием между сотрудниками; предоставить руководству механизм управления и контроля над исполнением работ и функционированием системы управления качеством.

На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами — от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними — ведется полностью в ECM-системе. Автоматизация охватила процессы канцелярии — делопроизводственным службам стало проще работать с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту.

Управление договорными процессами также ведется в электронном виде на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание ЭП с учетом полномочий. Directum обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение. Для однотипных договорных документов ведутся шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок.

Ведение комплектовочных ведомостей в Directum позволяет быстро оценить потребность в материалах, комплектующих и стандартных изделиях, а также определить примерную стоимость изготовления деталей для конкретной спецификации по договору. Кроме того, в ходе проекта были автоматизированы процессы согласования счетов на оплату и формирования реестров платежей, отчетов о фактическом исполнении бюджетов.

Интеграция с «1С: Бухгалтерией» реализована в части переноса утвержденных счетов на оплату из Directum в платежное поручение в 1С.

«Мы уже неоднократно убеждались, что выбор программного продукта был правильным — система зарекомендовала себя как технологичная, надежная, эффективная и, действительно, промышленного масштаба. На сегодняшний день у нас внедрено 3 бизнес-решения: “Классическое делопроизводство”, “Управление договорами”, “Согласование счетов на оплату”, — рассказал финансовый директор «ГидроТехАтома» Дамир Галимов. — Благодаря открытости и функциональности Directum для автоматизации новых процессов мы можем легко докупать новые модули или развивать ее силами собственных программистов. С учетом текущей нестабильной ситуации это дает нам определенные преимущества: легко управляемые, оптимизированные процессы позволяют оперативно принимать решения и контролировать всю деятельность, а инструмент для самостоятельного развития — гибко и быстро реагировать на внешние изменения».

Система Directum в «ГидроТехАтоме» была внедрена за 3 месяца и обеспечила единое информационное пространство предприятия, включающее в себя структурированный электронный архив и настроенные типовые маршруты более чем в 10 бизнес-процессах. Система позволила повысить контролируемость процессов для топ-менеджеров и сократить время согласования документов. В настоящий момент в Directum работают все подразделения предприятия.