«Э.ОН Россия» обновила ECM-систему Directum с помощью «Танаис»

Интеграция Документооборот Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Танаис», сертифицированный партнер Directum, завершила работы по обновлению ECM-системы в компании «Э.ОН Россия». Об этом CNews сообщили в компании Directum. Помимо перехода c версии 4.7 на 5.0.3, удалось оптимизировать логику маршрутов и снизить нагрузку на аппаратное обеспечение.

Компания «Э.ОН Россия» образована на базе «ОГК-4». В состав компании вошли электростанции мощностью 8630 МВт: Сургутская ГРЭС-2, Березовская ГРЭС, Шатурская ГРЭС, Смоленская ГРЭС и Яйвинская ГРЭС. В 2007 г. контрольный пакет акций «ОГК-4» был приобретен международным энергетическим концерном E.ON, который осуществляет свою деятельность более чем в 30 странах мира.

В 2010 г. в «Э.ОН России» была внедрена ECM-система Directum версии 4.7. Автоматизация коснулась процессов согласования служебных записок, приказов и распоряжений, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, учета корреспонденции по инвестиционным проектам и контроля выполнения резолюций.

По прошествии четырех лет работы в ней руководство компании приняло решение перейти на новую версию и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов. Так, в 2014 г. команда консультантов и разработчиков «Танаис Ритейл» приняла участие в обновлении версии Directum до 5.0.3.

Перед запуском проекта специалисты «Э.ОН России» провели централизованный опрос удовлетворенности основных пользователей при работе в СЭД. По результатам интервьюирования было установлено, что основная проблема, с которой сталкиваются пользователи — неудовлетворенность быстродействием системы, вторая — отсутствие навыков в применении стандартной функциональности.

В итоге перед проектной командой «Танаис» были поставлены цели: изменить пользовательский интерфейс веб-доступа Directum; оптимизировать работу маршрутов документооборота. Для достижения поставленных целей требовалось оптимизировать процессы подготовки, согласования и регистрации исходящих документов, а также процедуры регистрации входящих документов и вынесения резолюций.

На новую версию системы Directum были переведены крупные структурные единицы компании: исполнительный аппарат «Э.ОН Россия», Сургутская ГРЭС-2, Шатурская ГРЭС, Березовская ГРЭС, Яйвинская ГРЭС, Смоленская ГРЭС, филиал «Э.ОН Инжиниринг».

Проект позволил снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов. Также были изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, оптимизирована прикладная разработка, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Благодаря возможностям обновленной платформы активные пользователи предыдущей версии начали работу в Directum без предварительного обучения. Реагируя на действия пользователя, система запускает обучающие видеоролики с подсказками, что упрощает освоение новых функций и сокращает затраты на обучение. Также были подготовлены видео-инструкции, которые упростили процесс освоения системы.

В январе 2015 г. компания «Танаис» заключила с компанией «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы Directum 5.0.3. Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях вне зависимости от количества находящихся в работе заявок.

Как рассказал руководитель отдела разработки ПО компании «Танаис» Павел Киселёв, проект технической поддержки компании «Э.ОН Россия» имеет свою специфику: «Территориально распределенная структура компании отражается на времени работы специалистов поддержки — с 5:00 утра по московскому времени. Взаимодействие с пользователями происходит на базе собственной службы технической поддержки компании “Э.ОН Россия”. Объем обращений достаточно высок: ежедневно поступает около 5 обращений разного характера. Надеемся, что сотрудники компании “Э.ОН Россия” останутся и впредь довольны нашей работой, а использование системы Directum даст возможность для дальнейшего ее развития и оптимизации бизнес-процессов».