Администрация Владивостока масштабирует СЭД «Дело» и внедряет интеграцию с интернет-приемной

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

Очередное масштабирование системы автоматизации документооборота проводит Администрация города Владивостока. Система управления документами в муниципалитете построена на базе продуктов ЭОС, а ее создание было начато в 2006 г. В текущем году Администрация Владивостока обновила СЭД «Дело» до актуальной версии, закупила дополнительные пользовательские лицензии, а также приобрела «Модуль двусторонней интеграции с интернет-приемной». Поставку программного обеспечения осуществила компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС, работающий на территории Сибири и Дальнего Востока.

В Администрации Владивостока с помощью СЭД «Дело» и интегрированных с ней специализированных системах «Кадры» и «Архивное Дело» автоматизирован документооборот во всех органах управления. Эта интегрированная система является одним из самых крупных проектов автоматизации, реализованных на уровне городского муниципалитета. С 2010 г. здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот с использованием технологий электронной подписи. Администрация Владивостока разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.

В 2014 г. было принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «Дело» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS для работы руководителей на iPad с возможностью подписания документов электронной подписью. В текущем году Администрация Владивостока приобрела дополнительно 50 лицензий на систему «Дело» и 20 – на подсистему «Дело-Web». Веб-клиенты предназначены для удаленных подразделений Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети.

В настоящий момент в Администрации города Владивостока используется около 1000 автоматизированных рабочих место СЭД «Дело» и «Дело-Web». В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление», «Электронная подпись и шифрование» а также модуль специализированных отчетных форм для СЭД «Дело». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» (этот модуль разработан компанией «КС-Консалтинг» и позволяет получать уведомления о событиях, происходящим в СЭД, не запуская «Дело»).

Система «Дело» и дополнительные опции позволили автоматизировать процессы визирования, согласования и подписания проектов документов. Средствами СЭД «Дело» реализованы автоматическая регистрация отдельных групп документов, автоматическая пересылка РКПД на визирование, подпись, регистрацию. Систему используют в работе различные категории должностных лиц – первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры практически исключены из оборота – с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.

«Модуль двусторонней интеграции с интернет-приемной», также приобретенный в рамках планового масштабирования СЭД на участке работы с обращениями граждан, является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки обращений, поданных через интернет-приемную, а также для информирования обратившихся о ходе рассмотрения. Это реализовано путем направления заявителям уведомлений через «Личные кабинеты» на интернет-сайте организации и электронную почту. Уведомления формируются на основании сведений из СЭД «Дело» о регистрации обращения, его рассмотрении и подготовки ответа. Внедрение этой опции Администрация Владивостока планирует провести собственными силами.