Спецпроекты

«Дом фармации» внедрил электронный архив «Этлас»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот

«Дом фармации» сообщил о внедрении электронного архива «Этлас».

«Дом фармации» входит в группу научно-исследовательских институтов, которая занимается проведением доклинических исследований фармацевтических препаратов, специализированных продуктов питания, биологически активных соединений, косметической продукции для отечественных и зарубежных компаний с соблюдением требований российского и международного законодательства.

Работа компании связана с постоянной обработкой большого количества документов, доступ к которым необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи как электронной копии, так и оригинала самого документа.

В процессе выбора подходящей системы электронного архива специалисты объединения сформулировали необходимый перечень требований: поддержка системой работы со сдаточными описями и прием документов по ним; управление хранилищем оригиналов документов с резервированием и учетом мест хранения коробок; формирование и учет коробок – как контейнеров для хранения дел и документов; обработка и учет запросов на выдачу документов; наличие потокового ввода документов со сканера; надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных; защита программного комплекса от различного вида сетевых атак; наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.

Одним из критериев выбора системы было наличие инструментов, которые позволяют настроить и внедрить систему силами специалистов заказчика, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-софт».

В ходе настройки и внедрения системы был выполнен полный цикл работ: созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам; настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерации документов; настроены карточки документов и справочники; сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов; настроена форма запроса на выдачу оригинала; настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел; настроена работа со сдаточными описями.

Также был установлен дополнительный сервер контроля над функционированием системы, который: отслеживает состояние дискового пространства на серверах и сетевых хранилищах; отслеживает текущее состояние серверов системы «Этлас»; осуществляет резервное копирование документов и базы данных, в соответствии с настроенным расписанием; производит верификацию целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.

Все вышеописанные операции сервер контроля выполняет при уведомлении администратора системы, отправляя различные сообщения и предупреждения как через почту и SMS, так и внутри самой системы.

В результате внедрения системы «Дом фармации» полностью автоматизировал работу с хранением и выдачей оригиналов документов, обеспечило надежное хранение и в разы ускорил доступ сотрудников к необходимой информации.



Профиль месяца

Нужно ли локализовывать иностранное ПО

Александр Шохин

президент Российского союза промышленников и предпринимателей

Тема месяца

Обзор: Мобильность в бизнесе 2019

Рейтинг CNews Mobile

Крупнейшие разработчики мобильных приложений