Biocodex автоматизировала договорные процессы с DirectumRX

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Эльяс Касми

Российское подразделение фармацевтической компании Biocodex приступило к работе в системе DirectumRX. Все сотрудники компании (около 100 человек) теперь ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчет затрат на мероприятия значительно снизили трудоемкость процессов.

Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота, компания стремилась решить две задачи: автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов и организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Для того чтобы сотрудники Biocodex как можно скорее начали работу в системе, при внедрении использовался подход «minimum viable product» (применение простейшего работающего прототипа, с помощью которого тестируют спрос до полномасштабной разработки). Так, первая функциональность была запущена в эксплуатацию для всех пользователей через 2,5 месяца после старта.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

В системе хранится вся информация по контрагенту и формируется его досье. Пользователи могут сохранять сведения о поставщиках из внешних источников.

Разграничены права на подписание пакета договорных документов на основании сумм договорных документов. Подписант определяется на основании суммы договора. Если под условия попадают сразу несколько человек, проверяются дополнительные критерии. Кроме того, при печати или конвертации документа в PDF-формат автоматически проставляется на каждой странице штрихкод с закодированными данными, определяющим соответствие электронному документу.

Ведется авторасчет фактических затрат на маркетинговое мероприятие на основании сумм расходов по лекторским заданиям. При сохранении договора или дополнительного соглашения на мероприятие сумма автоматически вносится в фактический бюджет мероприятия.

В ближайшее время ООО «Biocodex» планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.