«Подружка» автоматизировала финансовый учет с Directum

Документооборот
мобильная версия

Розничная сеть «Подружка» («Табер Трейд») автоматизировала работу с финансовыми документами с помощью Directum. Сеть насчитывает более 200 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле и Рязани. Каждый месяц компания открывает новые торговые точки, а также развивает продажи через собственный интернет-магазин.

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота: организовать электронный финансовый архив; ускорить согласование первичной учетной документации; упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов; настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.

На первом этапе проекта специалисты Directum оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

Благодаря внедрению Directum работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов.

Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в Directum. Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными. Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы. Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

Главный бухгалтер компании Ольга Теньчурина отметила: «Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря Directum мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».