«КС-консалтинг» завершил первый этап внедрения СЭД «Дело» в туркомплексе «Манжерок»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия

Специалисты отдела внедрения «КС-консалтинг» выполнили обследование действующего документооборота в туркомплексе «Манжерок» в Алтайском Крае, сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании и запустили стандартную функциональность СЭД «Дело».

Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «Дело-WEB» и «Дело») и специалисты (конкурентные лицензии «Дело-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы «Дело». Также предполагается выделить три АРМ для руководителей дирекции в Москве.

Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «Дело», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД «Дело» было установлено приложение «Мониторинг документов» – собственная разработка компании «КС-консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе «Дело».

Основная цель внедрения СЭД «Дело» в горнолыжном комплексе «Манжерок» – автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности: возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов; возможность постановки задач, контроль сроков исполнения; возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики; протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей); наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД; возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с «1С:Предприятие».

Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса: создание заявки на закупку в электронном виде; прохождение согласования заявки; формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.

До внедрения системы электронного документооборота «Дело», все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.

В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения: сокращение времени движения документов; уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов; ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации; сокращение времени согласования договоров; автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.

Сам проект внедрения условно разбит на два этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, была запущена стандартная функциональность СЭД «Дело». В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов; управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля; регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки; автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.

По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.

На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты «КС-консалтинг». Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018 г.