В России создана СЭД на базе платформы bpm’online

Интеграция Бизнес-приложения Документооборот
мобильная версия

«Программные Технологии» представили систему документооборота Smarta, построенную на базе отечественной платформы управления бизнес-процессами bpm’online.

Bpm’online от компании «Террасофт» представляет собой облачную платформу для высокопроизводительных бизнес-приложений. Именно так в 2018 году ее определило аналитическое агентство Gartner, которое включило bpm’online сразу в пять «Магических Квадрантов».

Bpm’online — это набор готовых инструментов для автоматизации бизнес-процессов предприятия, собственная среда разработки, сообщество пользователей и партнеров, а также маркетплейс с коллекцией готовых приложений для решения различных задач бизнеса. На базе bpm’online реализованы мощные облачные системы для продаж, маркетинга и обслуживания клиентов, которыми пользуются тысячи компаний по всему миру.

Российская компания «Программные Технологии» выступила с оригинальным предложением, выпустив на платформе bpm’online систему электронного документооборота. СЭД под названием Smarta (ранее известная как Docs on bpm’online) совмещает в себе классические функции СЭД — управление документами, канцелярией и архивом, контроль исполнительской дисциплины — и технологические мощности в сочетании с фундаментальными принципами облачной платформы bpm’online.

Smarta — это система электронного документооборота, ориентированная на поставку по модели SaaS и способна выдерживать высокие нагрузки при работе в облаке. Благодаря мощностям платформы bpm’online, новая СЭД способна перевести в «облако» основные процессы взаимодействия с документами (регистрация, ознакомление, согласование, исполнение, рецензирование) даже для тех организаций, которые на ежедневной основе обрабатывают тысячи документов.

По результатам проведенных испытаний, платформа bpm’online была внесена в Государственный реестр сертифицированных средств защиты информации РФ. Благодаря этому, использование СЭД на ее основе полностью соответствует требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Существующие решения в области электронного документооборота ориентированы, в основном, на работу на внутренних серверах организаций-заказчиков. Даже те из поставщиков, кто уже предлагает клиентам перенести документооборот в облако, сейчас располагают относительно невысокими мощностями.

Поэтому создатели новой СЭД предусмотрели возможность ее развертывания по привычной модели on-site — то есть, на серверах заказчика с доступом сотрудников к системе через веб-клиент с удобным интерфейсом. Несмотря на тесную взаимосвязь с платформой от «Террасофта», Smarta — полностью автономный программный продукт, который может работать и в полной изоляции от внешних сервисов bpm’online и облачной инфраструктуры.

На базе технологий bpm’online создатели СЭД Smarta стремятся реализовывать «умный документооборот». Речь не только о прогнозируемом заполнении полей в карточках или аналитике исполнительской дисциплины, но о фундаментальном стремлении совместить на базе СЭД две эффективные управленческие концепции.

Платформа bpm’online, вслед за ней и СЭД Smarta, одновременно реализуют возможности адаптивного кейс-менеджмента (DCM) и управления бизнес-процессами (BPM). Система позволяет вводить документы как вручную, так и автоматически — со сканера или из электронной почты, а затем сама определяет тип документа на основе его текста. Кроме того, СЭД Smarta может автоматически объединить разные типы документов в дело по заданным признакам (например, по принадлежности к одному проекту или контрагенту).

Маршруты согласования документов можно сохранять в качестве шаблонов. Тем самым формируется библиотека корпоративных кейсов — на их основе можно быстрее обрабатывать подобные документы в будущем, повышая общую производительность организации.

Новая СЭД построена на платформе от производителя с большой партнерской сетью и собственным маркетплейсом. Через маркетплейс «Террасофта» пользователи СЭД Smarta имеют доступ к более чем 350 готовых коннекторов, дополнений и отраслевых решений для расширения возможностей системы, а также готовых шаблонов бизнес-процессов, которые можно использовать для работы с документами. Количество продуктов в маркетплейсе постоянно растет.

На онлайн-площадке представлены как платные, так и бесплатные разработки представителей сообщества. СЭД Smarta можно расширять и кастомизировать, подключая к ней различные программные продукты для автоматизации других аспектов работы организации (помимо, собственно, документооборота). Все они построены на базе единой платформы bpm’online, и, следовательно, возможна их быстрая связка друг с другом — в прямом смысле, в один клик.

В случае большинства существующих на отечественном рынке решений по автоматизации документооборота интеграция СЭД с другим продуктом (к примеру, с CRM) — это отдельный проект, который преподносится как история успеха. В свою очередь, для системы Smarta это обычное подключение одного продукта на bpm’online к другому продукту на bpm’online.

Среди клиентов Docs on bpm’online, а ныне Smarta, такие компании как «ТТ Мобайл», официальное представительство «Мегафона» в Таджикистане, обеспечивающее покрытие сотовой сети для 98% процентов населения страны.

За год с внедрения системы в ней было создано 33,5 тыс. заданий на согласование, из них полностью согласовано более 2,5 тыс. договоров. В «ТТ Мобайл» настроены разные маршруты согласования: чем больше и серьезнее договор, тем сложнее его маршрут.

До внедрения СЭД Smarta согласование даже стандартного договора занимало от 7 до 15 дней. После внедрения, в среднем, такой договор подписывается от 4 до 6 дней. Дополнительное соглашение или изменение реквизитов занимает не более 3 дней — рост продуктивности налицо.

«Система, в которой мы работаем, стала для всех нас спасательным кругом, — отметила Кристина Добрынина, сотрудник отдела по работе с договорами «Мегафон Таджикистан». — Что касается меня как для сотрудника отдела договоров, то это также спасение, потому что, во-первых, теперь соблюдаются все сроки, во-вторых, все документы хранятся в электронном виде и не теряются».

СЭД Smarta внедрена в компании «Профкон», которая организовала работу с договорами на базе интеллектуальных возможностей «умного документооборота». В рамках проекта внедрения в системе были настроены шаблоны маршрутов согласования в зависимости от типа договора. Следует отметить, что внедрение системы заказчик проводил самостоятельно — вся настройка была выполнена без привлечения специалистов интегратора. И теперь на базе шаблонов для каждого договора автоматически выстраивается цепочка согласования.

Таким образом, больше не нужно вручную назначать участников процесса: система не только сама определит тип документа, но и разберется, кому его нужно увидеть.

«Это значительно экономит время сотрудников и уменьшает количество действий с бумажными копиями документов», — отметил Александр Антошук, CRM-координатор «Профкон».