«Софт-портал проект» внедрил «1С:Документооборот» в «Концессии теплоснабжения»

Интеграция Внедрения
мобильная версия

«Софт-портал проект» завершила внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в «Концессии теплоснабжения» (г. Волгоград). Новая система развернута на 500 рабочих местах в 8 территориально удаленных подразделениях. Работа с документами организована как на стационарных компьютерах, так и с использованием веб-доступа и мобильных приложений.

В результате ускорилась обработка входящей корреспонденции, согласование договоров и организационно-распорядительной документации. Документы быстрее доводятся до исполнителей, исполнение контролируется, вопросы по текущим задачам решаются более оперативно, исключена утеря информации и документов в процессе работы. Обеспечено четкое соблюдение сроков обработки обращений потребителей услуг. Деятельность компании стала более скоординированной. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.

«Концессии теплоснабжения» (КТ) создано в 2016 году для реализации инфраструктурного проекта по модернизации системы централизованного теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда в рамках концессии. Первоочередной задачей компании является реконструкция сетей теплоснабжения, котельных, ЦТП, создание автоматизированной системы учета и управления, улучшение показателей качества горячего водоснабжения.

«Концессии теплоснабжения» как ресурсоснабжающая организация обеспечивают теплом и горячей водой население, предприятия и учреждения Волгограда. Ежегодно по системе центрального теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда распределяется 4,5 млн Гкал тепловой энергии. Теплом и горячей водой обеспечивается 5 000 жилых домов и общежитий, 185 школ-интернатов, 236 образовательных учреждений и 1700 прочих объектов.

Ежемесячно КТ получает более 3 000 входящих писем от потребителей услуг, регулирующих органов и прочих контрагентов, а также формирует около 2 000 исходящих писем. Срок рассмотрения обращений потребителей установлен законодательством, поэтому компании необходимо жестко контролировать своевременность отправки ответов на письма. В процессе обработки корреспонденции и подготовки ответных писем оформляется сопроводительная и техническая документация, договоры и доп. соглашения к договорам, поэтому при подготовке ответов сотрудникам компании необходим оперативный доступ к предыдущей переписке и всем документам, имеющим отношение к контрагенту.

Ранее для работы с корреспонденцией в компании использовалась программа собственной разработки, к которой имели доступ только сотрудники канцелярии. Для сохранения истории взаимодействия с контрагентами приходилось хранить огромное количество бумажных копий писем, сопутствующих документов и договоров. Ручная обработка корреспонденции также была длительной и трудоемкой. Кроме того, формы документов не были унифицированы.

Предприятию требовалась единая для всех подразделений автоматизированная система хранения и обработки документации, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками исполнения. Кроме того, новая система должна поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании решениями «1С:Управление теплосетью 2», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», а также содержать удобные инструменты для администрирования персонала с учетом изменений, выполненных в системе кадрового учета.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Работы по внедрению выполнила компания «Софт-портал проект» совместно со специалистами «Концессии теплоснабжения» и «Эко-энергия».

За 6 месяцев «1С:Документообророт» был развернут на 500 рабочих местах. В системе работают все офисные работники компании, в том числе с использованием веб-доступа и мобильных приложений.

Организована единая для всех подразделений система хранения документов. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, распоряжениями, служебными записками, заявками, договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями к договорам, протоколами разногласий. Автоматизирован учет протокольных совещаний.

Систематизирован учет и схемы обработки документов, сотрудники могут быстро найти необходимую информацию, переписку, договоры как в «1С:Документообороте», так и в своей учетной системе – без привлечения специалистов других служб и отделов. Использование шаблонов позволило привести документацию к единым стандартам оформления. Поиск нужного документа в системе «1С:Документооборот КОРП» занимает теперь минуты, особенно удобна возможность поиска по тексту файлов.

Перевод основного объема документооборота в электронный вид помог предприятию сократить время на доставку документов в удаленные подразделения. Входящие запросы потребителей поступают исполнителям для обработки в течение одного рабочего дня. Сроки выполнения задач непрерывно контролируются руководителями отделов. Ответные письма направляются в соответствии с установленными нормативной базой сроками.

Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. За счет регламентированных маршрутов обработки документов и контроля исполнительской дисциплины повысилась производительность работы каждого сотрудника в отдельности и всей компании в целом. Повысилась ответственность исполнителей.

У руководителей появилась возможность оперативно рассматривать и согласовывать документы с помощью использования механизмов веб-сервиса или мобильного приложения. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия.

Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации.

«Сегодня мы наблюдаем цифровизацию во всех сферах жизни, в том числе в ЖКХ. В этом контексте перевод документооборота в электронный вид - необходимое и своевременное мероприятие, - сказал Урал Бигнов, заместитель директора по сбытовой деятельности «Концессии теплоснабжения». - Самое главное, нам удалось системно решить вопрос с учетом и обработкой документов в русле современных тенденций. Лично я крайне доволен функционалом системы и теми возможностями, которые она дает для постановки задач, исполнения, контроля, а также учета, хранения и поиска документов. Я имею мгновенный доступ к любому из писем или документов, как входящих, так и подготовленных моими сотрудниками. Кроме того, как руководитель направления благодаря внедренным программным решениям я вижу работу вверенного мне подразделения в целом, вижу, чем заняты сотрудники, какова загруженность и эффективность каждого из них. Это очень удобно».