Группа ЧТПЗ завершила пилотный проект внедрения системы Directum

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Дмитрий Степанов

Группа ЧТПЗ завершила пилотный проект внедрения системы Directum. За 8 месяцев команда внедрения провела миграцию данных из Documentum, автоматизировала 10 ключевых процессов документооборота в «Челябинском трубопрокатном заводе» и «Первоуральском новотрубном заводе», а также настроила интеграцию с несколькими ERP-системами. Проект охватывает 3 тыс. сотрудников в 15 городах.

Группа ЧТПЗ — один из крупнейших производителей трубной продукции с общей долей рынка 17,5%. Группа входит в десятку крупнейших трубных компаний мира, а на ее заводах работают около 25 тыс. человек.

В основе корпоративной культуры компании лежит философия «Белой металлургии» — философия преображения личности, рабочей среды, производственного пространства и социума. Она включает принципы постоянных улучшений, высокие требования к качеству процессов, использование современного оборудования. Особая роль при таком подходе отводится информационным технологиям: от АСУ ТП до системы управления корпоративным контентом.

В 2016 г. руководство компании задумалось о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. На тот момент в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали систему Documentum, и ИТ-специалисты рассматривали возможность ее тиражирования. Однако решение оказалось сложным для развития и не позволяло объединить все подразделения. Начался поиск новой системы: гибкой, масштабируемой, интегрируемой и безопасной.

«В 2016 г. наши специалисты провели объемную аналитическую работу. Мы рассмотрели около десяти решений разных производителей, изучили опыт ведущих промышленных предприятий и остановились на Directum», — сказал технический руководитель проекта Евгений Косарев.

Пилотный проект внедрения Directum стартовал в мае 2017 г. и охватил трубный дивизион Группы ЧТПЗ: «Челябинский трубопрокатный завод» и «Первоуральский новотрубный завод». Основным способом доступа к системе стал веб-клиент, который дает пользователям возможность работать через любой браузер. Планировалось организовать взаимодействие сотрудников по ключевым задачам: классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот; работа с нормативными документами; работа с документами интегрированной системы менеджмента; управление совещаниями.

Отдельной задачей внедрения стала масштабная миграция ценных исторических данных, накопленных за 10 лет использования Documentum. При этом команде проекта было необходимо не только перенести данные в Directum, но и разработать варианты оптимальной организации бизнес-процессов — это и стало первым этапом внедрения.

Для формирования требований к системе было проведено первоначальное экспресс-исследование организации. Консультанты Directum лично пообщались с ключевыми специалистами заводов в Челябинске и Первоуральске и подготовили проектные решения с планом реализации поставленных задач в Directum.

Особое внимание уделили проектированию интеграции: было важно встроить СЭД в развитую ИТ-инфраструктуру предприятия. В компании внедрено несколько экземпляров 1С, а также комплексная информационная система ЧТПЗ — ERP-платформа собственной разработки. ИТ-специалисты реализовали взаимодействие Directum с этими решениями в части контрагентов и кадровой структуры.

Помимо этого, для модуля «Directum: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Совещание инициируется в уже привычном для пользователей Microsoft Outlook, а затем информация отправляется в Directum для создания необходимых документов. Для того чтобы избежать двойной работы, все решения по совещаниям теперь фиксируются в карточке Directum, из которой автоматически формируется и протокол, и задачи на исполнение.

Первыми с решениями на базе Directum познакомились участники рабочей группы трубного дивизиона Группы ЧТПЗ: руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Такой состав помог сформировать пул дополнительных пожеланий к системе от различных представителей бизнеса.

Следующим шагом стало освоение системы рядовыми пользователями. 1,5 тыс. сотрудников прошли дистанционное обучение. В изучении новых возможностей также помогли подробные инструкции, встроенные в интерфейс подсказки и собственная служба поддержки Группы ЧТПЗ из числа обученных администраторов:

«Мы надеемся, что сотрудники компании, которые успешно овладеют функциональностью системы, будут и дальше делиться своими знаниями и советами, помогая коллегам. Это позволит продуктивнее пользоваться новой СЭД», — сказала руководитель проекта, начальник отдела документационного обеспечения Светлана Тронева.

С декабря 2017 г. к работе в Directum приступили 3 тыс. человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Помимо веб-доступа пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места и даже офлайн. Этап опытно-промышленной эксплуатации занял 4 недели и завершился к концу 2017 г.

По результатам проекта сотрудники отмечают, что нагрузка по обработке документов существенно снизилась. Рабочая группа получила опыт внедрения и использования Directum в трубном дивизионе. И тиражировать решение на нефтесервисный и ломозаготовительный дивизионы в первой половине 2018 г. планируется уже силами специалистов группы.

Следующим этапом в системе будет реализована работа с документами коммерческой тайны. Отдельный проект автоматизации конфиденциального делопроизводства, который стартовал в апреле 2018 г., даст возможность учесть особые требования к хранению и обмену документами с грифом в электронном виде. Завершить разработку планируется летом 2018 г.