ГК ПИК выбрала оператора ЭДО СКБ «Контур» и его сервис «Контур.Диадок»

Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

СКБ «Контур» объявила о том, что российский девелопер ГК ПИК выбрал его сервис «Контур.Диадок». СКБ «Контур» станет оператором электронного документооборота ГК ПИК.

Группа компаний уже обменивается с контрагентами электронными актами выполненных работ, счетами-фактурами, счетами на оплату, договорами и дополнительными соглашениями.

Группа компаний ПИК работает в 10 российских регионах. Ежемесячно она отправляет и получает более 200 тысяч документов. ГК ПИК ведет порядка 70 строительных проектов и в прошлом году построила 2 млн квадратных метров жилья (29 000 квартир). Над каждым из этих проектов работает множество исполнителей, поэтому согласование и подпись бумажных документов, как внутри компании, так и с подрядчиками, — процесс многоуровневый и трудозатратный.

«ГК ПИК — это структура из множества организаций, по которым документы проходят длинный путь. Когда они на бумаге, то постоянно теряются, ждут подписи на столах сотрудников, ошибки в них обнаруживаются поздно, а информация заводится в информационные системы вручную. Все это плодит ошибки, затягивает документооборот, а значит, тормозит и усложняет учет», — отметил Илья Тихомиров, СТО группы компаний ПИК.

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО), интегрированный с информационными системами организации, решает эти проблемы за счет автоматизации многих этапов и передачи данных через интернет.

ГК ПИК выбрала оператора ЭДО СКБ «Контур» и его сервис «Контур.Диадок». В нем можно настроить подразделения и тем самым отразить структуру отделов, которые участвуют в согласовании документов. К каждому подразделению получают доступ только те сотрудники, которые с ним работают. По заданным параметрам Диадок сам распределяет документы по нужным подразделениям и тем самым выполняет практически всю работу по согласованию.

В ГК ПИК много подписантов и каждому из них нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Группа воспользовалась возможностью организовать Корпоративный центр регистрации (КЦР). Это значительно ускоряет и упрощает для сотрудников получение КЭП. Если при традиционном варианте каждый подписант подавал бы комплект документов в удостоверяющий центр СКБ Контур, то здесь они просто пишут заявку в отдел технической поддержки. У работодателя уже имеются подтвержденные актуальные данные сотрудников, поэтому КЦР просто направляет их оператору, снимая с него необходимость проверять представленную информацию. Сотрудник получает КЭП за один рабочий день.

«Проблему ручного переноса данных в учетные системы — Группа ПИК использует 1С, Directum и Tessa — решает их интеграция с «Диадоком», которая реализована через модуль для 1С и средствами API. Это значит, что и системы компании, и сервис ЭДО оперируют одними и теми же данными: их не нужно копировать, заводить, переносить и вообще производить какие-либо действия вручную, — отметил Сергей Фуксман, заместитель CTO группы компаний ПИК. — Это не только ускоряет документооборот, но и сводит на нет риск искажения данных».

Компания уже перевела в электронный вид многие акты выполненных работ, счета-фактуры, счета на оплату, договоры, дополнительные соглашения. Сейчас идет работа над тем, чтобы на их основе автоматически формировались задания на оплату. В итоге получится схема, при которой цены и объемы контролируются автоматически, акты формируются на основе договоров, а сразу после подписания актов в банк автоматически уходит задача на перевод денег. Обработка пакета документов будет занимать минимум времени.

«Благодаря ЭДО бухгалтерия не будет, как раньше, отражать первичные документы, работая с бумажной или электронной версией документа и анализируя реквизиты. Каждый подписанный в электронном виде документ будет автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Потребуется только выборочная верификация, которая тоже может быть автоматизирована», — сказала Клавдия Потапова, руководитель проекта «Диадок» СКБ «Контур».

В документообороте участвуют две стороны, поэтому ГК ПИК заранее начала готовиться к переходу на ЭДО. Теперь любой контрагент, который хочет с ней работать, должен зарегистрироваться на сайте компании, заполнить анкету и подписать ее электронной подписью. Таким образом, у любой компании, которая работает с ПИК, уже есть КЭП, а значит — она может обмениваться электронными документами. ГК ПИК работает во многих областях: проектировании, производстве, строительстве и др., у нее 11 000 контрагентов. Таким образом, переходя на ЭДО и подключая своих партнеров, подрядчиков и поставщиков, компания формирует огромную сеть электронного документооборота.