Российское представительство BP внедрило облачную систему электронного документооборота DirectumRX

Интеграция Внедрения Документооборот Облачные технологии
мобильная версия

Российское представительство BP, одной из крупнейших нефтегазовых компаний мира, перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно. В пользу DirectumRX также сыграли удобный интерфейс и невысокая стоимость аренды сервисов – облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат.

Все задачи, которые руководство компании поставило перед командой проекта, были решены: организация архива электронных документов; миграция исторических данных; автоматизация процессов согласования договоров и счетов; отображение факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют; интеграция с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач было сделано несколько доработок.

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функиональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. Для этого были созданы новый тип документа «Заявка на закупку» (Sourcing Request) и новый тип задачи.

В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке. Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения.

В DirectumRX теперь можно работать с лимитами по закупкам – появилась вкладка «Контроль затрат» (Spend control). Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

Компания работает с четырьмя валютами: RUB, USD, EUR, GBP, поэтому в DirectumRX реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ. Для анализа данных требовался общий знаменатель – им был выбран доллар США. Таким образом, суммы по заявкам, контрактным документам и входящим счетам получили общий эквивалент в виде американской валюты.

Руководители компании работают в Outlook. Для этого была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс. В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Несмотря на определенные ограничения системы, в целом DirectumRX оправдал ожидания компании и успешно выполняет возложенные на него задачи. Результатом внедрения проекта стала оптимизация работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.