МОЭК трансформировала управление деятельностью с платформой Abbyy FlexiCapture

Интеграция Внедрения
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

Abbyy объявила о завершении проекта по перенастройке процесса обработки первичной документации в МОЭК, крупнейшем поставщике услуг отопления и горячего водоснабжения в Москве и Подмосковье. Это первая энергетическая компания в России, которая объединила на интеллектуальной платформе Abbyy FlexiCapture процессы бухгалтерского учета и финансового контроля.

Теперь бухгалтеры МОЭК проводят транзакции с поставщиками и контрагентами, не дожидаясь оригиналов документов: обработка и проверка данных занимают всего несколько минут. Необходимая для работы информация подгружается в учетную систему автоматически из отсканированных счетов-фактур, ТОРГ-12, актов КС-2 и справок КС-3. В год решение обрабатывает более 2,6 млн страниц документов из всех 13 филиалов. 

Специалисты Abbyy внедрили в МОЭК универсальное решение для интеллектуальной обработки информации Abbyy FlexiCapture и электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а также провели необходимую донастройку модулей системы SAP ERP. Решением пользуется более 2000 сотрудников из всех подразделений компании. 

Чтобы отправить данные на учет в бухгалтерию, куратору договора достаточно отсканировать подписанный комплект документов и загрузить его на платформу Abbyy. Распознавание и большинство проверок данных происходят автоматически: сотруднику нужно только ввести номер заказа, указанный в SAP. После этого платформа сама находит и сопоставляет распознанные данные с информацией в учетной системе: ИНН и КПП контрагента, номер и сумму договора, НДС, номенклатуру товара или услуги. Если все проверки успешно пройдены, то скан-копия документа отправляется в электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а в учетной системе SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными.

Кроме того, на ИТ-платформе МОЭК реализована функциональность, которая позволяет сотрудникам провести транзакцию и учесть хозяйственную операцию по скану документа, еще до того, как оригинал поступил в бухгалтерию. После обработки документа с помощью Abbyy FlexiCapture, в SAP создается черновик проводки с предварительно заполненными данными. Бухгалтеру остается только проверить корректность информации и подтвердить операцию. МОЭК может проводить транзакции, не дожидаясь, пока бумаги будут доставлены из одного офиса в другой. Благодаря такой системе, МОЭК закрывает отчетный период на 10 дней быстрее.

«Наша компания меняется в соответствии с требованиями цифровой эпохи, в которой данные становятся главной ценностью. С Abbyy FlexiCapture мы обеспечили централизованное и дистанционное автоматизирование обработки и хранения первичной документации не зависимо от территориальной удаленности мест ее первичного возникновения. Благодаря решению, документация поступает в бухгалтерию только в электронном виде. Каждое действие моментально регистрируется в учетной системе SAP, что повышает прозрачность бизнеса. Пользователи могут в любой момент найти нужные документы в архиве и предоставить их финансовым контролерам. Механизм проводки документов способствует быстрому закрытию отчетного периода. Это помогает нам оценивать экономическую ситуацию и вносить корректировки в стратегию компании. В перспективе мы планируем подключить к единой платформе и другие процессы, в том числе управление персоналом и теплосбыт», – сказал К.М. Азовцев, руководитель Центра информационных технологий МОЭК. 

«Быстрая обработка значимой информации о финансовых операциях – это необходимое условие для быстрого развития компаний, которые стремятся к лидерству на рынке. Пример ПАО «МОЭК» показывает, как интеллектуальные технологии способствуют цифровой трансформации бизнеса в энергетическом секторе. Поскольку данные всегда доступны для анализа, компания в режиме реального времени вносит изменения в производственные операции, что дает ей конкурентное преимущество. Это возможно благодаря решениям, которые создают единую среду для управления бизнесом, будь то строительство тепловых сетей, закупка оборудования или ремонтные работы», – отметил Дмитрий Шушкин, генеральный директор Abbyy Россия.