Directum модернизировала делопроизводство в «ЕАЕ-Консалт»

Бизнес Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Полина Осокина

Directum оптимизировал процессы делопроизводства с перспективой охвата новых бизнес-процессов, реализации CRM–возможностей и настройки интеграции с SAP.

До середины 2017 г. работа с документами в «ЕАЕ-Консалт» велась на основе платформы Lotus Notes. Однако в рамках импортозамещения руководство компании искало другие решения по автоматизации бизнес-процессов. В DirectumRX они увидели доступную, действенную и перспективную для масштабирования систему.

Илья Аксельрод, начальник центра развития бизнеса «ЕАЕ-Консалт» и куратор проекта, как одну из причин выбора DirectumRX, отмечает экономическую выгоду от внедрения: «Необходимо подчеркнуть, что система позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру за счет «облачной» структуры. Новые инструменты мониторинга дают наглядную оценку состояния процессов, визуальный редактор маршрутов документов ускоряет настройку системы, целый ряд других улучшений повышает удобство ежедневной работы».

Целью автоматизации документооборота стало создание эффективной функциональной ECM-системы, которая обеспечит одновременную работу 400 сотрудников «Группа компаний «ЭнСи» и «ЕАЕ-Консалт»; единое структурированное хранение информации; возможность автоматизации процессов согласования и исполнения; формирование центра компетенций; дальнейшее развитие системы.

Команда проекта работала над реализацией основных модулей «Управление документами» и «Делопроизводство». Функциональность коробочного решения и возможности гибкой настройки позволили автоматизировать основные бизнес-процессы организации без выполнения дополнительных модификаций.

Внедрение DirectumRX осуществлялось по сокращенной технологии. Основные работы выполняла проектная команда, состоящая из специалистов Directum и «ЕАЕ-Консалт». Коллективное взаимодействие также сыграло большую роль на этапе настройки, так как часть работ была делегирована сотрудникам «ЕАЕ-Консалт», которые прошли предварительное обучение для подготовки собственного центра компетенций. Остальные пользователи осваивали возможности системы на онлайн-вебинарах и самостоятельно с помощью подробной справки и встроенных видеороликов. Подобный подход к обучению персонала позволил значительно сократить сроки достижения результата.

У «ЕАЕ-Консалт» большие планы по развитию системы электронного документооборота. Намечается разработка нового модуля «Продажи» на базе DirectumRX, обеспечивающего функциональность CRM-системы, и применение коробочных модулей «Договоры» и «Финархив». Помимо этого, с заказчиком обсуждалась настройка интеграции ключевых справочников DirectumRX с программными продуктами SAP. Планируется увеличение числа пользователей до 1200 человек.

Илья Аксельрод подчеркнул: «Мы рассчитываем, что в результате реализации проекта внедрения комплексной системы произойдет оптимизация целого ряда внутренних бизнес-процессов компании, что не может не повлиять положительно на сокращении прямых и косвенных расходов, повысится капитализация бизнеса "ЕАЕ-Консалт"».

По результатам внедрения компании Directum и «ЕАЕ-Консалт» заключили партнерское соглашение, итогом которого может стать новое предложение на рынке электронного документооборота, позволяющее заменить многие известные иностранные системы.