«Гэндальф» внедрила электронный архив на МПЗ «Богородский»

Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

ГК «Гэндальф» объявила о завершении проекта по внедрению электронного архива на МПЗ «Богородский».

Самый молодой в Подмосковье мясокомбинат «Богородский» основан в 2006 г. Мясокомбинат выпускает продукцию под торговой маркой «Окраина» и поставляет ее в лучшие рестораны и отели столичного региона, госучреждения, а также в розничные магазины по всей России. Расширять рынок сбыта, увеличивать темпы продаж и поддерживать статус крупного, устойчиво развивающегося предприятия ему помогают постоянные инновации.

В 2008 г. «Богородский» стал одним из первых предприятий отрасли, внедривших у себя систему ХАССП, предполагающую хранение в базе данных сведений о каждом выпущенном продукте: сырья, из которого он сделан; работниках, его выпустивших; водителях, осуществлявших его доставку в магазины.

В 2017 г. было принято сразу 3 инновационных решения. Очередным этапом реализации бизнес-стратегии мясокомбината, в основе которой обеспечение контроля качества и безопасности продукта от фермы до прилавка, а теперь и до холодильника потребителя, стал интернет-магазин. Для его бесперебойной деятельности компания использует собственную логистику и штатных доставщиков. 

Для отслеживания транспортных средств, контроля деятельности торговых представителей, персонала и интернет-трекинга в онлайн-магазине МПЗ «Богородский» начал применять М2М-технологии.

И для контроля документов и их быстрого поиска мясокомбинат перевел бумажную документацию в электронный вид, внедрив программу «Скан-Архив». Кстати, тоже первый в своей отрасли.

Повысилось число выездных и камеральных налоговых проверок. Процесс подготовки документов к проверкам длился неделями –приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Сложно было контролировать движение документов для сдачи в архив. Все чаще возникала потребность составлять акты сверок для выявления просроченной задолженности.

Главный бухгалтер «МПЗ Богородский» Екатерина Бутенева отметила: «Мы решили, что необходимо приобрести электронный архив, когда в компании увеличился объем обрабатываемых документов. При выборе программы основной целью стало обеспечение сотрудников бухгалтерии и финансовой службы актуальными учетными данными и сокращение операционных издержек. Мы не рассматривали аналогов, потому что «Скан-Архив» идеально подошел для решения этой задачи. Его главным преимуществом стало избавление от ручного поиска документов! Это преимущество помогает оперативно работать с документами и без лишних трудозатрат».

Сегодня бухгалтерия предприятия работает с документами по новому механизму. Сотрудники могут отслеживать движение документов на каждом этапе поступления или выбытия. Увеличилась скорость взаимодействия с контрагентами, что положительно сказывается на дебиторской и кредиторской задолженности. При получении документов от контрагентов все бумаги переводятся в скан-копии и прикрепляются к программе «1С», в то время как невозвращенные документы отмечаются в базе автоматически. При необходимости документы выгружаются из базы моментально в форматах pdf или jpeg.