«1С:Первый БИТ» автоматизировал учет финансов в Университете им. Г.В. Плеханова

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«1С:Первый БИТ» автоматизировал подготовку отчетности в бухгалтерии Российского Экономического Университета имени Г.В. Плеханова. Система «1С:Свод отчетов» обеспечила оперативное получение консолидированной отчетности по 3 имеющимся и 47 новым филиалам вуза с сокращением штата бухгалтерии по головной площадке.

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова – один из ведущих вузов страны, который готовит экономистов и специалистов смежных областей. Университет базируется в Москве и имеет филиалы в России и за рубежом. В 2014-2015 году учебное заведение, которое по состоянию на начало 2014 года имело 3 территориальных подразделения, было укрупнено. В его состав вошли три вуза: Саратовский государственный социально-экономический университет, Российский государственный торгово-экономический университет, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. В итоге общее число филиалов РЭУ имени Г.В. Плеханова достигло 50.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Свод отчетов». Система была развернута на 50 рабочих местах в бухгалтерии. Внедрение выполнила компания «1С:Первый БИТ». 

В университете введены новые стандарты заполнения отчетности. В системе задан перечень отчетных форм, которые обязан сдавать каждый филиал, а также критерии оценки правильности заполнения отчетов. Это помогает контролировать предоставление филиалами полного комплекта отчетности и снижает риски возникновения ошибок: пока бухгалтер из территориального подразделения не введет корректные данные, программа не примет сведения в консолидированную форму вуза. 

«1С:Свод отчетов» интегрирован с решением «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 и 2 (далее – «1С:БГУ»): отчетность, сформированная в «1С:БГУ» филиалами, выгружается через веб-интерфейс в единую базу «1С:Свод отчетов», где производится проверка и консолидация данных. Это упростило и ускорило сбор и обработку информации от подразделений учреждения. При этом университет не тратит средства на командировки сотрудников для сдачи отчетности.

Система позволяет формировать как сводный отчет по одной форме, так одновременно несколько сводных отчетов по разным формам. Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Бухгалтерия головной площадки теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета. 

Контрольные соотношения позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Контроль применяется как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды. Предусмотрена комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля и проверка по определенным видам контроля. Также предусмотрена возможность контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. При этом исключены случайные ошибки в вычислениях: все показатели рассчитываются по формулам, заложенным в протоколе отчета.

Для анализа финансового состояния учреждений программа позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. В итоге руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.

Все это помогло усилить контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности во всех филиалах университета. Ранее реальные расходы филиалов зачастую превышали расходы по плану ФХД. Теперь руководство может следить за расходами уже на этапе планирования. В итоге было обеспечено стабильное исполнение плана ФХД во всех 50 территориальных подразделениях вуза.

В «1С:Свод отчетов» из «1С:БГУ» поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, например, сводной декларации по НДС. В «1С:Своде отчетов» консолидируются самые объемные разделы декларации НДС - разделы 8-12: Книга покупок, Книга продаж, Дополнительные листы книги покупок, Дополнительные листы книги продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые затем выгружаются на сайт ФНС. В результате время подготовки сводной декларации вуза сократилось с одного-двух рабочих дней до 10-20 минут.

Кроме того, автоматизированная консолидация бухгалтерской отчетности головной организации и филиалов позволила университету избежать найма как минимум трех новых сотрудников бухгалтерии. Это экономит около 480 человеко-часов в месяц или 5760 человеко-часов в год. 

Главный бухгалтер РЭУ им. Г.В. Плеханова Анна Стаурская отметила: «С помощью системы "1С:Свод Отчетов" головная бухгалтерия  РЭУ им. Г.В. Плеханова обслуживает на порядок большее количество филиалов прежним составом! Мы не только вовремя сдаем отчеты, но и контролируем исполнение план - фактов по всем 50 подразделениям вуза. Контроль над расходами по ФХД для нас – ключевое условие получения необходимых денежных средств из бюджета».