Groupe SEB автоматизировала договорной процесс на базе DirectumRX

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Международная компания Groupe SEB автоматизировала договорной процесс на базе ECM-системы DirectumRX. Проект внедрения на 180 пользователей занял два месяца, а опытная эксплуатация прошла без участия специалистов DirectumRX, сообщили CNews в Directum.

В 2016 г. в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта. При выборе новой СЭД основными критериями стали: возможность внедрения в сжатые сроки; широкий базовый функционал; легкость и удобство работы как для пользователя, так и для администратора; перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки» и действительно интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили заказчику быстро определиться с выбором. А поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.

Прежде всего, компании было необходимо организовать управление договорами в SEB Восток (Россия, Казахстан) и SEB Украина. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования — в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.

В связи со спецификой работы компании потребовалось настроить дополнительное условие согласования: если по договору отсрочка платежа возможна меньше, чем на 45 дней, то его необходимо согласовать с финансовым директором. Теперь в карточках договора и допсоглашения есть обязательное поле «Дней отсрочки», а в настройках маршрута появилось условие «Дней отсрочки платежа».

Кроме того, была реализован механизм вставки логотипа компании в договорные документы в виде водяного знака: после окончательного согласования договора и перед распечаткой на подпись в документ подставляется водяной знак «SEB». Так подписант понимает, что перед ним окончательный вариант документа с изменениями, согласованными со всеми ответственными лицами.

Специалисты Groupe SEB были уверены в собственных силах и взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту, который включал в себя два этапа: исследование и GAP-анализ; модификации, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.

Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн-чат с рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы. А с помощью удаленного подключения к серверам через RDP (протокол удалённого рабочего стола) и TeamViewer проводился аудит настройки и давались рекомендации. Опытная эксплуатация прошла уже без участия специалистов DirectumRX.

Всего проект занял 2 месяца. По отзыву Groupe SEB, осуществить такой вариант внедрения помогли: активное вовлечение сотрудников заказчика; готовность вносить некоторые правки в уже существующие бизнес-процессы; максимальное использование базового функционала; обсуждение трудоемкости отдельно по каждым видам работ.

Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют порядка 180 пользователей. В планах — развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.