EG Capital Partners сократила сроки обработки документов с помощью Tessa

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Управляющая компания EG Capital Partners совместно с командой экспертов в области автоматизации документооборота Syntellect и ECMGroup.Pro переводит документационное взаимодействие в электронный вид. Проект по внедрению СЭД выполняется на базе платформы нового поколения — Tessa, сообщили CNews в Syntellect.

УК EG Capital Partners специализируется на доверительном управлении активами НПФ, частных клиентов и паевых инвестиционных фондов. С целью повышения управляемости компании, сокращения сроков обработки документов, а также оптимизации внутренних процессов согласования документации руководством компании было принято решение о переводе документационного взаимодействия в электронный вид. Внедрение системы электронного документооборота было выполнено компанией Syntellect при участии ECMGroup.Pro. В качестве платформы для будущего решения выбрана СЭД Tessa.

В ходе проекта были автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, а также назначения и контроля поручений. Как результат заказчику удалось сократить сроки обработки документов (к примеру, достигнут нормативный срок согласования договоров — 4 часа), обеспечено формирование оперативной отчетности (по текущим задачам, статусам и срокам исполнения), надежное хранение и архивирование данных с историей их обработки, отметили в компании.

Для сотрудников, работающих вне офиса, реализован функционал мобильного согласования. Данный модуль позволяет принимать участие в процессах согласования документов и исполнения поручений, используя мобильные устройства в любой точке мира, в том числе и в оффлайн-режиме.

Среди технологических особенностей проекта в Syntellect выделили: контроль на дубли при работе со справочником контрагентов; возможность создания маршрутов согласования с указанием срока для каждого согласующего, выраженного в % от общего срока обработки договора, с фиксацией просрочки в системе; настройку свыше 25 уникальных маршрутов согласования договоров; гибкую систему почтовых уведомлений для участников процессов согласования и подписания документов, исполнения и контроля поручений.

В дальнейшем планируется развитие функционала мобильного согласования, расширение систем отчетности и уведомлений, а также встраивание инструментария по контролю уникальности введенных данных в другие функциональные области системы.

«Особенно хочется отметить слаженную работу на стороне заказчика: все проектные решения принимались рабочей группой коллегиально, с глубоким анализом предпосылок и возможных сценариев реализации, после чего финальные решения доносились до нас аргументированно, — рассказала Алла Бочкарева, руководитель проекта со стороны исполнителя. — Выстроенное четкое взаимодействие наших команд обеспечило реализацию и запуск проекта в заданные сроки».

«Как заказчику, нам хотелось понимать последствия наших проектных решений, а именно, насколько тот или иной выбор приблизит компанию к цели — комфортному взаимодействию посредством СЭД, — отметила Александра Копиевская, представитель EG Capital Partners. — Мы благодарим команды Syntellect и ECMGroup.Pro за техническую экспертизу и проектный опыт. Профессионализм в управлении ходом работ, высокое качество выполнения взятых на себя обязательств, гибкость и скорость работы самой системы Tessa создали доверие и являются основой дальнейшего плодотворного сотрудничества».