«Гэндальф» автоматизировал обработку входящих документов для «Фамадар Картона Лимитед»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

ГК «Гэндальф» внедрила программу «Скан-Архив» для создания электронного архива документов в «1С» для таганрогской компании «Фамадар Картона Лимитед».

«Фамадар Картона Лимитед» является производителем гофроупаковки из картона в ЮФО, входит в группу системообразующих предприятий Ростовской области, оказывающих особое влияние на экономику региона.

За последние 5 лет в работе «Фамадара» произошли серьезные изменения. В 2011 г. таганрогская компания вошла в состав SFT Group — производителя макулатуры и тарного картона. В рамках инвестиционной программы управляющая компания провела модернизацию оборудования в «Фамадаре», установив станки компании MarquipWardUnited, Inc. Также предприятие получило сертификат СМК ISO 9001:2008, гарантирующий, что потребители получат продукцию и услуги стабильного качества. ГК «Гэндальф» тоже поучаствовала в оптимизации работы компании, внедрив собственную разработку «Скан-Архив».

Главный бухгалтер «Фамадара» Елена Филикова предложила улучшить работу компании при прохождении встречных налоговых и аудиторских проверок. «В год мы получаем и выписываем порядка 30 тысяч документов, поэтому объем бумажного архива постоянно растет. Бывает, что к налоговой проверке нужно вручную найти до тысячи документов и сделать их копии. Раньше этот процесс занимал несколько дней, поэтому мы решили его автоматизировать. Нужна была программа, которая облегчила бы предоставление документов в налоговую службу, — объяснила необходимость внедрения «Скан-Архива» Елена Филикова. — В этом году нам уже приходилось проходить встречные проверки, со “Скан-Архивом” процесс подготовки занял несколько часов».

После внедрения ПО процесс ведения архива изменился. Теперь 2 сотрудника бухгалтерии с доступом к программе обрабатывают входящие документы, затем программа автоматически распознает электронные копии и добавляет их в базу «1С».

По отзыву заказчика, при необходимости остается только выбрать нужный скан документа в «1С» и выгрузить его одним нажатием кнопки. Таким образом, при подготовке к налоговым проверкам иметь дело с бумажными документами больше не нужно. Контролировать возврат оригиналов также стало легче. Напротив каждого документа в базе есть пометка о статусе: отсканирован, возвращен и т.д.

Начальник ИТ-службы «Фамадара» Денис Тишакин оценил новое ПО: «“Скан-Архив” полностью удовлетворил запрос бухгалтерии на создание электронного архива документов, индивидуальные доработки по изменению путей хранения файлов от разработчиков программы также пришлись к месту».