«Сапран» внедрил систему годового бизнес-планирования в «Уралхиме»

Интеграция Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Сапран» завершила первый этап проекта по внедрению системы бюджетирования и консолидации в объединенной химической компании «Уралхим». По итогам работ введена в эксплуатацию система годового бизнес-планирования на базе BPC 10.1 Classic on HANA. На текущий день она успешно настроена и используется в компании «Уралхим», сообщили CNews в компании «Сапран».

Группа «Уралхим» — производитель минеральных удобрений в России, странах СНГ и Восточной Европе. Одним из стратегически важных направлений работы холдинга является постоянное улучшение практик в области оптимизации расходов, контроля исполнения бюджетов, повышение транзакционной эффективности. В 2016 г. топ-менеджментом холдинга было принято решение оптимизировать бизнес-процессы бюджетирования и консолидации, которые имели ряд особенностей.

Для осуществления процессов бюджетного планирования, консолидации и отчетности в холдинге использовался инструментарий МS Excel и локальных информационных систем «1С». В частности, электронные таблицы Excel применялись для сбора плановых показателей деятельности всех компаний группы по финансовому году, а также для план-факт анализа и подбора вариантов оптимальной производственной программы.

В процессе бюджетирования принимали участие более 100 человек (132 тыс. человеко-часов в год). Не все процессы сбора данных были регламентированы и унифицированы, отсутствовала автоматизация сквозного контроля. Контроль своевременности, полноты и непротиворечивости данных, а также внесение точечных изменений производились вручную. Кроме того, использование excel-формул с возможностью редактирования и недостаточное разграничение ответственности за ввод данных и их чтение повышало риски порчи/утечки данных.

По итогам исследования, проведенного департаментом финансового контроля, была выявлена группа бизнес-процессов, имеющих потенциал для улучшения. Данная бизнес-инициатива была защищена на инвестиционном комитете, по итогам которого было принято решение о старте проекта и выборе в качестве программной платформы инструмента SAP Business Planning and Consolidation.

Перед началом проекта финансовым департаментом холдинга был организован детальный анализ консалтинговых компаний с целью определения исполнителя проекта. К сравнению принимались: практический опыт и знание особенностей работы с SAP BPC; опыт реализации проектов аналогичного объема и сложности; наличие наработанных практик и внутренних стандартов качества, успешное прохождение аудита качества предыдущими проектами.

Команда «Сапран» подтвердила квалификацию и знание предметной области, готовность зафиксировать достаточное количество компетентных специалистов и наличие необходимых стандартов качества.

Перед стартом проекта менеджером проекта «Уралхима» была проведена серия опросов бизнес-экспертов и руководителей ключевых направлений. По итогам встреч сформировались требования к объему и функциональности — как общие для системы, так и отдельные для каждого бизнес-процесса. Данные требования легли в основу запроса предложений потенциальным исполнителям и содержались в контракте с выбранным посредством конкурентной процедуры исполнителе — «Сапран».

В рамках проекта унифицированы процессы планирования внутри 35 компаний холдинга. По отзыву заказчика, удалось повысить качество, глубину и прозрачность данных, существенно снизив при этом трудозатраты на подготовку бюджетных показателей. Сроки корректировки бюджета и пересчет планов при изменении рыночной ситуации значительно сокращены.

Принимая во внимание необходимость оперативного моделирования в условиях волатильного курса и нестабильной внешней среды, были добавлены новые возможности по работе с данными, такие как оперативный пересчет при изменении входящих параметров и сценарный анализ.

В то же время, внедрен принцип ввода данных только один раз: теперь данные, однажды попав в систему, проходят во все бюджеты, где они влияют на формирование целевых стоимостных/количественных показателей.

Перед вводом системы в продуктивную эксплуатацию специалисты «Сапран» совместно с ключевыми пользователями от «Уралхима» производили параллельное тестирование некоторых блоков до 6 раз: это позволило удостовериться, что система учитывает все требования и нюансы бизнес-процесса, отметили в компании. Для работы в новой системе обучающие курсы прошли более 50 сотрудников заказчика.

Финансовая дирекция «Уралхима» уже сейчас отмечает улучшение управления и общего контроля над холдингом в целом, в том числе за счет четкого разграничения ответственности за данные между департаментами и подразделениями, упрощения ИТ-ландшафта, а также за счет появившейся возможности онлайн-мониторинга: для всех участников процесса в любой момент времени доступна всесторонняя и объективная аналитика по всем вопросам исполнения бюджета.

На январь 2017 г. зафиксирована дата начала второго этапа: внедрение системы оперативного планирования и план-факт-анализа.