Медучреждения Тульской области переходят на систему документооборота «Дело»

Интеграция Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«Электронные Офисные Системы» (ЭОС) объявили о том, что в 2016 г. году сразу несколько крупных государственных медицинских учреждений Тульской области внедрили для управления документами систему электронного документооборота «Дело». Как рассказали CNews в компании, «СофтЭксперт», имеющая статус «золотого» партнера ЭОС, сообщила о завершении первых этапов внедрения СЭД в Тульском областном онкологическом диспансере, Тульской областной стоматологической поликлинике и Новомосковской городской клинической больнице.

В июле 2016 г. специалисты «СофтЭксперт» развернули систему «Дело» в Тульском областном онкологическом диспансере. Здесь заказчик поставил задачу автоматизировать базовые процессы канцелярии – регистрацию документов и контроль поручений. Важной опцией, которая требовалась заказчику и полностью обеспечивалась функционалом СЭД, стала поддержка быстрого поиска документов.

Пользователи, которые получали доступ в систему, прошли обучение и освоили основные приемы работы в СЭД. Процесс регистрации входящей корреспонденции, исходящих и внутренних документов, обращений граждан был полностью автоматизирован, и в результате удалось отказаться от бумажных журналов. Появилась возможность на качественно новом уровне и с минимальными затратами времени контролировать своевременное выполнение поручений сотрудниками учреждения. Важным новшеством, облегчающим работу делопроизводителей, стала функция автоматического формирования отчетности по документообороту.

Все вопросы, которые у пользователей возникали на начальном этапе эксплуатации СЭД, были разрешены в ходе авторского надзора. В перспективе заказчик планирует масштабировать систему «Дело» на другие подразделения.

Похожий по задачам, масштабу и результатам проект был реализован в Новомосковской городской клинической больнице в г. Новомосковск Тульской области. Здесь компанией «СофтЭксперт» в августе 2016 г. была развернута система «Дело», при этом часть пользователей получили стандартный десктоп-клиент, а часть – веб-приложение «Дело-Web». В дальнейшем планируется дополнительно закупить лицензии, чтобы расширить охват подразделений учреждения системой документооборота и подключить к СЭД удаленные филиалы.

Третий, более масштабный, проект внедрения СЭД «Дело» осуществлен в Тульской областной стоматологической поликлинике. Особенностью проекта является не только большее, чем в двух других учреждениях, количество закупленных лицензий на АРМ системы, но и дополнительные задачи, которые потребовалось решать. В частности, заказчику было необходимо автоматизировать согласование проектов документов с перспективой перевода этого бизнес-процесса полностью в электронный вид. Отметим также, что в данном медицинском учреждении инициатива внедрения СЭД исходила непосредственно от руководителя – Главного врача ГУЗ.

На реализацию проекта потребовалось чуть больше месяца. В период с октября по ноябрь 2016 г. специалисты компании «СофтЭксперт» завершили все работы – настроили бизнес-процессы документооборота, провели обучение пользователей и индивидуальные консультации в ходе авторского надзора.

Доступ в СЭД получили основные подразделения ГУЗ, а также городской филиал поликлиники в Туле. Результатом проекта стала автоматизация регистрации входящей корреспонденции, исходящих и внутренних документов, обращений граждан, регистрация, исполнение и контроль поручений, быстрый поиск по базе с разграничением доступа к документам в структурных подразделениях, электронное согласование проектов документов (запущено частично), взаимодействие в рамках электронного документооборота с филиалом в городе Тула.

В дальнейшем, в рамках масштабирования системы, заказчик планирует увеличить количество рабочих мест СЭД «Дело» подключить оставшиеся филиалы (по области), а также полностью автоматизировать подготовку и согласование проектов документов. Рассматривается и возможность организации взаимодействия с системами документооборота других бюджетных организаций Тульской области, в которых также установлена СЭД «Дело».

«Дело», полностью отечественная разработка, включена Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (приказ Минкомсвязи России от 20.02.2016 № 63). В здравоохранении это решение используется во многих медицинских учреждениях, а также в отраслевых органах управления. В частности, в системе «Дело» работают ФГБУ «Российский научный центр хирургии имени академика Б.В. Петровского» РАМН, ГБУЗ Ленинградская областная клиническая больница, Медицинский центр Банка России и ряд других известных по всей России учреждений здравоохранения.