«Связь-безопасность» переходит на электронную обработку документов

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

Охранное предприятие ФГУП «Связь-безопасность» объявило о переходе на электронный документооборот. Как рассказали CNews в предприятии, по итогам конкурса исполнителем проекта была выбрана компания ICL-КПО ВС. Проект стал продолжением совместной работы компаний по совершенствованию ИТ-инфраструктуры предприятия с целью сформировать базис для эффективного функционирования бизнес-процессов.

«Связь-безопасность» является ведомственной охраной Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Предприятие оказывает широкий спектр охранных услуг и обладает развитой филиальной структурой, включающей в себя более 70 отделений по всей России. В каждом филиале до реализации проекта существовал свой порядок обработки документов, что значительно осложняло процесс обмена информацией. Сотрудники предприятия регулярно сталкивались с целым рядом проблем, а именно: недостаточный контроль исполнения поручений, затрудненный поиск и длительное время доставки документов в бумажном виде. Чтобы устранить неэффективность в работе с документами руководством предприятия было принято решение о внедрении электронного документооборота и создании централизованной системы взаимодействия между филиалами.

Работы по внедрению выполнил интегратор ICL-КПО ВС. Компания уже имеет опыт сотрудничества с ФГУП «Связь-безопасность», в этом году был завершен проект по обновлению вычислительных мощностей предприятия в отказоустойчивом варианте.

Для создания системы электронного документооборота была выбрана российская платформа Docsvision, зарекомендовавшая себя на примере ряда внедрений в органах государственной власти РФ и на территориально распределенных объектах.

Реализация проекта проходила поэтапно. На начальном этапе в электронный вид были переведены процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, управления организационно-распорядительной документацией, обмена внутренними документами как внутри филиалов, так и между ними. Далее была автоматизирована работа по согласованию договоров в электронном виде на базе приложения Docsvision «Договоры». Для этого специалистами ICL-КПО ВС были проведены соответствующие доработки исходя из требований заказчика.

«Столкнувшись с низкой эффективностью традиционных форм работы с документами, руководство ФГУП «Связь-безопасность» поставило перед нами задачу создать простой и удобный инструмент для организации процесса документооборота. Основная сложность состояла в том, что предприятие имеет широкую сеть филиалов по всей России, которые территориально удалены друг от друга, - сказал Дмитрий Маруллин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании ICL-КПО ВС, - В результате нам удалось выработать решение, которое значительно упрощает обработку документов как внутри филиала, так и между ними. Уникальность его в том, что оно легко тиражируется. Несмотря на то, что в рамках проекта были задействованы центральный офис и два пилотных подразделения в Нижнем Новгороде и Казани, ресурсы решения позволяют охватить все оставшиеся филиалы без ущерба для скорости и доступности»

Еще одной важной особенностью проекта стала интеграция СЭД с учетной системой 1С заказчика в части автоматизации договорной деятельности: синхронизированы справочники, а согласованные договора автоматически передаются из СЭД в 1С. В дальнейшем планируется доработка модуля электронно-цифровой подписи.