«МайТэк» переводит «Локотех» на безбумажный документооборот

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «МайТэк», генеральный партнер компании Directum, автоматизировала процесс обмена внутренними документами в группе компаний «Локотех». Теперь движение свыше 12 тыс. договоров и спецификаций в рамках 130 компаний холдинга будет осуществляться внутри единого информационного пространства, созданного на базе ECM-системы Directum, сообщили CNews в «МайТэк». Ожидается, что переход на безбумажный документооборот позволит заказчику сохранить миллионы рублей и оптимизировать управление процессами.

Деятельность «Локотеха» включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках модернизации и сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. Важным аспектом в обеспечении комплексной и согласованной работы организации является наличие объективной информации.

В год общий оборот внутреннего документооборота холдинга составляет более 1 млн документов. В силу широкой территориальной распределенности компаний в процессе доставки часть из них может теряться, либо значительно задерживаться в пути, что напрямую влияет на результаты работы и эффективность процессов. Одной из стратегических задач развития холдинга является полный переход на безбумажный документооборот до конца 2016 г. В рамках этой задачи на сегодняшний день реализована первая фаза — организован безбумажный документооборот внутрикорпоративных договорных документов.

В рамках проекта командой «МайТэк» была проведена структуризация информации, были оптимизированы существующие и разработаны новые маршруты движения договорной документации, обеспечено защищенное хранение данных. Для топ-менеджеров и руководителей подразделений настроена возможность визирования и подписания юридически значимой документации с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, полностью соответствующей всем требования федерального закона от 06.04.2011г. N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи».

Помимо 100% исключения бумажных документов, автоматизация внутреннего документооборота позволила в разы оптимизировать и сократить расходы на процедуру согласования и подписания договорной документации холдинга, а это — миллионы рублей в год, которые тратились ранее на закупку бумаги и оплату почтово-курьерской доставки документов. Кроме прочего, удалось полностью избежать потерь документов, подчеркнули в «МайТэк».

Быстрый обмен информацией оптимизировал работу холдинга, позволив повысить качество работы с клиентами. Следующим этапом станет перевод в электронный формат всех остальных видов внутренних документов ГК «Локотех».