Спецпроекты

«МайТэк» переводит «Локотех» на безбумажный документооборот

Интеграция Внедрения Документооборот

Компания «МайТэк», генеральный партнер компании Directum, автоматизировала процесс обмена внутренними документами в группе компаний «Локотех». Теперь движение свыше 12 тыс. договоров и спецификаций в рамках 130 компаний холдинга будет осуществляться внутри единого информационного пространства, созданного на базе ECM-системы Directum, сообщили CNews в «МайТэк». Ожидается, что переход на безбумажный документооборот позволит заказчику сохранить миллионы рублей и оптимизировать управление процессами.

Деятельность «Локотеха» включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках модернизации и сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. Важным аспектом в обеспечении комплексной и согласованной работы организации является наличие объективной информации.

В год общий оборот внутреннего документооборота холдинга составляет более 1 млн документов. В силу широкой территориальной распределенности компаний в процессе доставки часть из них может теряться, либо значительно задерживаться в пути, что напрямую влияет на результаты работы и эффективность процессов. Одной из стратегических задач развития холдинга является полный переход на безбумажный документооборот до конца 2016 г. В рамках этой задачи на сегодняшний день реализована первая фаза — организован безбумажный документооборот внутрикорпоративных договорных документов.

В рамках проекта командой «МайТэк» была проведена структуризация информации, были оптимизированы существующие и разработаны новые маршруты движения договорной документации, обеспечено защищенное хранение данных. Для топ-менеджеров и руководителей подразделений настроена возможность визирования и подписания юридически значимой документации с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, полностью соответствующей всем требования федерального закона от 06.04.2011г. N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи».

Помимо 100% исключения бумажных документов, автоматизация внутреннего документооборота позволила в разы оптимизировать и сократить расходы на процедуру согласования и подписания договорной документации холдинга, а это — миллионы рублей в год, которые тратились ранее на закупку бумаги и оплату почтово-курьерской доставки документов. Кроме прочего, удалось полностью избежать потерь документов, подчеркнули в «МайТэк».

Быстрый обмен информацией оптимизировал работу холдинга, позволив повысить качество работы с клиентами. Следующим этапом станет перевод в электронный формат всех остальных видов внутренних документов ГК «Локотех».

Взгляд месяца

Перспектива умного контроля над бизнесом ближе, чем кажется

Савва Шипов

Замминистра Минэкономразвития

Профиль месяца

Мы отказываемся от лоскутной автоматизации

Валерий Дьяченко

ИТ-директор «Мечела»