СЭД «Этлас» внедрена в НПК «Эталон»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

В конце 2015 г. специалисты отдела информационных технологий НПК «Эталон» начали изучение системы электронного документооборота «Этлас» с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам. Об этом CNews сообщили в компании «Этлас-Софт».

Сегодня НПК «Эталон» занимается конструированием и производством измерительной техники для энергетики, машиностроения, металлургии, нефтегазовой и горнодобывающей промышленности, речного и военно-морского флотов России.

Как отмечается, основной задачей внедрения системы электронного документооборота является организация классического электронного делопроизводства, а именно: прием и первичная обработка поступающих в компанию документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов в системе; контроль исполнения; информационно-справочная работа; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.

После изучения демонстрационной версии системы руководством ИТ-отдела НПК «Эталон» было принято решение о закупке системы и переводе всех наработок в промышленную эксплуатацию.

На стадии реализации проекта сотрудники «Этлас-Софт» совместно со специалистами НПК «Эталон» провели обследование существующего бумажного документооборота заказчика. Обследование проводилось удаленно в виде консультаций со специалистами заказчика и заполнения ими опросных анкет.

После завершения этапа обследования специалисты «Этлас-Софт» приступили к: формированию и заведению в систему ста пользователей; формированию и заведению групп пользователей; построению в системе структуры архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей; заведению в систему необходимых справочников; формированию карточек для десяти различных типов документов; настройке правил автоматической нумерации документов, автоматического именования документов, автоматического размещения документов при их регистрации в системе; созданию и регистрации в системе различных шаблонов документов; настройке различных бизнес-процессов обработки документов.

В ходе реализации бизнес-процессов были автоматизированы: обработка и регистрация входящих документов; процесс согласования различных видов документов; контроль исполнения поручений; обработка исполненных и отправляемых документов.

По отзыву заказчика, результатом внедрения системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами стало: создание централизованного хранилища документов с автоматизацией их полного жизненного цикла; получение быстрого доступа к любому документу компании из любой точки мира; получение руководителями всех уровней полной картины исполнения дисциплины и выявление слабых мест, что, в свою очередь, дало возможность оптимизировать работу отделов; значительное ускорение процессов согласования и совместной разработки документов.