Супермаркеты «Солнечный круг» переходят с контрагентами на ЭДО

Интеграция Внедрения Ритейл Розница Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

ГК «Гэндальф» завершает проект по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ростовской сети супермаркетов «Солнечный круг». Об этом CNews сообщили в ГК «Гэндальф».

«Солнечный круг» является продуктовой розничной сетью, включает в себя 18 супермаркетов. Годовой документооборот компании составляет более 1,1 млн документов. Ранее «Солнечный круг» ежегодно тратил на подготовку и доставку бумажных документов более p8,2 млн. В архиве настолько сложно было найти документы по требованию налоговой, что к поискам привлекались все сотрудники бухгалтерии. Затягивалось и возвращение документов от контрагентов, так как сначала они доставлялись в магазины, а потом перенаправлялись в главный офис. При этом часто встречались расхождения в счетах-фактурах: в номерах и в итоговых суммах. А когда документы передавались контрагентам на доработку, то вовсе терялись. В целях сокращения денежных и временных затрат на ведение документооборота руководство компании приняло решение о переходе на ЭДО, рассказали в компании.

Для реализации проекта «Солнечный круг» выбрал группу компаний «Гэндальф», обладающую опытом интеграции систем ЭДО с программами «1С». Проект был разделен на 2 этапа: во-первых, это внедрение системы ЭДО в сети супермаркетов; во-вторых, налаживание обмена документами между «Солнечным кругом» и 360 его контрагентами.

За 6 месяцев компания-интегратор не только решила технические вопросы подключения ЭДО, но и помогла «Солнечному кругу» грамотно встроить работу с новой технологией документооборота в бизнес-процессы. После необходимой доработки функционала и адаптации система вошла в эксплуатацию.

Особое внимание «Гэндальф» уделил информированию контрагентов «Солнечного круга» о переходе. На специально организованном семинаре обсуждались волнующие контрагентов вопросы дальнейшего обмена документами с сетью супермаркетов, возможности системы ЭДО и нюансы ее внедрения в бизнес-процессы организации.

Далее для 85 контрагентов, что составляет 33% от общего числа, были подобраны оптимальные решения, заключены договоры. Обмен по ЭДО подключен из 2 учетных систем «Солнечного круга», исходя из идентификаторов контрагентов: с поставщиками услуг налажен обмен из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» редакции 3.0, а с поставщиками товаров — из программы «1С:Клиент ЭДО» редакции 2.0. Каждой программе соответствуют определенные бизнес-процессы. Так, для обмена с поставщиками товаров к электронному документу автоматически подбирается документ фактического поступления. Если данные сходятся, электронный документ подписывается цифровой подписью (ЭЦП). В случае различия электронный документ отклоняется по акту разногласий.

Централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов в целом объединила 18 подразделений «Солнечного круга». Сотрудникам больше не приходится часы проводить в архиве в поисках нужных документов — все находится под рукой в учетной системе. Более того, они могут отслеживать движение документов от контрагентов на каждом этапе.

Увеличилась скорость взаимодействия с поставщиками, в том числе и при предоставлении ими исправленных документов. Если раньше исправленный документ мог идти несколько недель и в итоге затеряться, теперь такие документы «Солнечный круг» получает в течение дня. По отзыву заказчика, за счет автоматической выгрузки и проверки на соответствие номеров и сумм счетов-фактур, реализованной ГК «Гэндальф», «Солнечный круг» своевременно сдает декларации по НДС, в них отсутствуют расхождения.

«Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами сократились на 15%. Ранее отправка одного заказного письма стоила p13,5, теперь же за p10 можно отправить пакет из трех документов, — рассказала Любовь Подгрушная, главный бухгалтер «Солнечного круга». — Так, при переводе в электронный вид 10 тыс. документов “Солнечный круг” экономит более p100 тыс. Кроме того, после внедрения электронного документооборота пропала необходимость держать в каждом магазине сотрудника, ответственного за первичную документацию. На текущий момент штат сотрудников, ответственных за первичку, сокращен в 3 раза, и это позволяет дополнительно экономить более p300 тыс. в месяц. Наша цель — перейти на обмен электронными документами со всеми поставщиками товаров. И следующим шагом нашей компании будет подключение к ЭДО поставщиков алкогольной продукции».

По информации «Гэндальфа», большая часть проекта уже реализована. С самого начала работ интегратор комплексно подходил к решению задач, взяв на себя внедрение системы, методику и консалтинг. Благодаря этому удалось перевести на ЭДО как «Солнечный круг», так и его крупнейших контрагентов — «21 век», «Два капитана», «Белый медведь», торговый дом «Арктика» и др. Заказчики получили уверенность в оперативности предоставления и правильности заполнения каждого документа. В ближайшие 3 месяца специалистами компании «Гэндальф» будет реализована важная задача подключения к обмену оставшихся контрагентов.