«Апрель-Девелопмент» внедрила систему электронного архива документов «Этлас»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Апрель-Девелопмент» в связи с появлением новых объектов инвестирования решила внедрить информационную систему для хранения всей документации по объектам и таким образом сформировать единое информационное пространство для качественного и удобного качественного и удобного управления своими объектами. Об этом CNews сообщили в компании «Этлас-Софт». Основой проекта стала система электронного архива документов «Этлас».

«Апрель-Девелопмент» — инвестиционная компания, реализующая проекты в сфере недвижимости. Проектные активы сосредоточены в самых динамично развивающихся сегментах рынка и позволяют обеспечивать стабильный рост и финансовую устойчивость компании. На текущий момент компания управляет московскими торговыми центрами «Акварель», «Прага» и торгово-развлекательным комплексом «Олимпик парк», а также некоторыми торгово-развлекательными центрами в регионах.

Основными критериями выбора системы были надежность хранения данных, высокая производительность и удобство использования, быстрое разворачивание архива на территории заказчика и простота обучения сотрудников работе в системе.

В качестве решения была выбрана система «Этлас», которая обеспечила: возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) из любой точки мира; возможность быстрой регистрации как электронных документов, так и их отсканированных копий; отсутствие ограничений на количество документов в архиве; быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей; наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий; возможность в дальнейшем быстро перейти от хранения и поиска документов к полнофункциональному электронному документообороту, опираясь на уже существующие наработки.

Всего за пять дней специалисты заказчика самостоятельно развернули систему и сформировали структуру архива. Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива. С помощью редактора карточек сформировали карточки документов для всех регистрируемых типов документов в системе. Создали и заполнили нужные для работы справочники.

Также с помощью встроенных в систему механизмов были сформированы правила автоматической нумерации регистрируемых документов, автоматического именования и автоматического размещения документов.

Для быстрого заведения в систему электронных копий бумажных документов использовался модуль поточного сканирования документов, который позволяет увеличить скорость регистрации документов в системе, отметили в компании.

По отзыву заказчика, внедрение в «Апрель-Девелопмент» системы электронного архива в целом позволило руководству оптимизировать деятельность компании за счет получения быстрого доступа к любой информации.