«Бумфа Групп» автоматизировала документооборот на базе решения «1С»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Специалисты группы компаний «Бизнес ИТ» автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний «Бумфа Групп». Новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8», охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, оптимизирован контроль за сроками их действия, сообщили CNews в фирме «1С». По оценкам заказчика, ускорилась подготовка тендерной документации, в 2 раза сокращено время на согласование документов, количество выигранных тендеров увеличилось, а заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.

«Бумфа Групп» — это предприятие по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании — собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: нефтебаза в Северо-Кавказском регионе и сельскохозяйственное предприятие. Компании группы используют в своей работе около 2 тыс. различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов — патентов, лицензий, разрешений и т.д. Например, в сельскохозяйственном предприятии регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в «Бумфа Групп» — патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо было оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции. Ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых тендерах срывалось.

Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 Корп». Партнером по внедрению стала ГК «Бизнес ИТ». Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

По итогам проектам создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов — входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы защищены от несанкционированного доступа.

В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя.

В то же время, обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.

Кроме того, в ходе проекта классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров.

«“1С:Документооборот 8” позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве, — заявил генеральный директор «Бумфа Групп» Аслан Шебзухов. — Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Все это помогает предприятиям группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах».