«Кюне+Нагель» автоматизировала учет документов на базе системы «1С:Документооборот»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Филиал компании «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге автоматизировал учет документов на логистическом предприятии «Кюне+Нагель». В новой системе «1С:Документооборот Корп, ред. 2.0» организована работа с 13 тыс. документов, в том числе через удаленный доступ, автоматизировано 225 рабочих мест. По оценкам заказчика, скорость доступа к документам увеличилась с нескольких минут до нескольких секунд, договоры четко структурированы. Скорость работы с данными при общении с клиентами также увеличилась, стали быстрее решаться вопросы, готовиться предложения, оформляться сделки, сообщили CNews в «1С-Рарусе».

«Кюне+Нагель» работает на российском рынке более 23 лет. К 2015 г. офисы, представительства и дистрибуционные центры «Кюне+Нагель» действуют в 16 городах. В компании работают 700 штатных сотрудников. Сотрудничество «1С-Раруса» и «Кюне+Нагель» длится более 5 лет. Как отмечается, за это время реализованы сотни задач в сфере ИТ, непрерывно возникающие у быстро растущего бизнеса «Кюне+Нагель». Сегодня «1С-Рарус» оказывает «Кюне+Нагель» услуги по сопровождению систем «1С:Бухгалтерия 8 Проф» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (работу ведут совместно офисы «1С-Раруса» в Москве и Санкт-Петербурге).

К началу 2015 г. реестр договорных документов «Кюне+Нагель» достиг 13 тыс. записей, а это более 10 ГБ отсканированных документов, указали в компании. Увеличение числа и расширение географии офисов и сотрудников, вовлеченных в работу с договорами, потребовало пересмотра существовавшей схемы ведения реестра «вручную» и внедрения новой автоматизированной системы, отвечающей современным требованиям бизнеса.

Среди таких требований основными стали следующие: доступ к реестру документов для сотрудников из всех подразделений компании; отслеживание статусов договоров; проведение масштабной проверки корректности данных в реестре и в дальнейшем оперативное отслеживание некорректной информации; минимизация рисков ошибок при ручном вводе данных; ускорение работы с реестром и базой документов, повышение удобства для всех сотрудников; разграничение прав доступа к документам для сотрудников определенных отделов в целях информационной безопасности.

Вместе с тем, новая программа потребовала обязательного наличия веб-приложения для работы пользователей — это обусловлено широкой территориальной распространенностью бизнеса, необходимостью доступа к документации из разных точек страны и из разных офисов. Веб-приложение не требует установки и поддержки локальных клиентов, что заметно снижает нагрузку на ИТ-отдел, отметили в «1С-Рарусе».

По словам представителей заказчика, успешное использование в работе «Кюне+Нагель» систем «1С» определило выбор в пользу продукта этой фирмы. К реализации проекта привлекли давнего партнера — компанию «1С-Рарус», специалисты которой рекомендовали к внедрению систему «1С:Документооборот Корп, ред. 2.0».

Моделирование процесса работы с документами на старте проекта помогло определить список дополнительных требований к системе. Так, типовой функционал облегчил работу сотрудников с реестром, а внесенные изменения позволили автоматизировать часть работы, связанной с выбранной структурой организации данных, например, назначение прав доступа к документам.

Новая система охватила 228 рабочих мест, включая 3 технических. В сентябре 2015 г. «1С:Документооборот Корп, ред. 2.0» заработал на предприятии «Кюне+Нагель».

База договоров предприятия, которая ведется с 2008 г., загружена в новую систему и, по отзыву заказчика, удобно структурирована. Решена приоритетная задача проекта — разграничить права доступа к документам. Сотрудники различных подразделений получили доступ только к нужным им данным о клиентах, поставщиках и прочих организациях. Исключены ошибки, ранее связанные с работой с документами «вручную». Контролируются наличие документов и сроки их сдачи.

Организован оперативный доступ к документам через веб-приложение, что в итоге ускорило работу с клиентами, рассказали в «1С-Рарусе». Доступны данные не только по статусу работы с клиентами, но и по видам оказываемых услуг, местонахождению офисов клиентов и партнеров. Информация стала быстрой, доступной и актуальной. Оперативно оформляются документы, необходимые для сотрудничества с новыми клиентами, гарантировано своевременное продление соглашений с текущими заказчиками.

Прежде формирование отчетов по действующим договорам требовало несколько дней работы с табличными данными. Сегодня такой отчет доступен буквально в несколько кликов мышью. Как результат, сотрудники уделяют больше времени работе с клиентами, непрерывно оптимизируют сервис и генерируют новые интересные предложения, отметили в компании.

Результаты и специфику проекта прокомментировал Юрий Полтев, директор по ИТ компании «Кюне+Нагель»: «Весь проект — от начального анализа данных до запуска системы в эксплуатацию — занял меньше 4 месяцев. Сегодня мы точно знаем и контролируем, что происходит с каждым нашим договором. Работа с документами происходит теперь в несколько раз быстрее. Гарантирована безопасность доступа к документам со стороны всех сотрудников компании. Сегодня сфера применения системы расширяется: совместно с “1С-Рарусом” мы настраиваем автоматизированный контроль сроков предоставления договоров архивариусу с уведомлениями на электронную почту ответственным лицам о просроченных документах. Планируем, что это позволит свести к нулю количество забытых документов и, соответственно, снизит наши риски. Мы также планируем внедрить функционал для отслеживания полного цикла согласования договоров и настроить корпоративные отчеты».