«Газпром Кыргызстан» внедрил СЭД «Дело» в головном офисе и филиалах

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

В конце марта 2016 г. компания «Газпром Кыргызстан», монополист по импорту природного газа в Кыргызскую республику, завершила внедрение системы управления документами «Дело» в головном офисе и филиалах. Об этом CNews сообщили в компании «Электронные Офисные Системы». Проект реализован компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул), партнером ЭОС.

В структуру «Газпрома Кыргызстан» входят 9 филиалов. Компания является дочерним обществом ПАО «Газпром». До внедрения СЭД «Дело» в «Газпроме Кыргызстан» документооборот был организован в системе собственной разработки. Эта система позволяла регистрировать документы и контролировать исполнение, но не имела функционала для хранения электронных образов и пересылки их между подразделениями. Отчетность по документообороту велась вручную, часть документов регистрировалась в подразделениях в бумажных журналах. Согласование проектов документов осуществлялось на бумаге.

Как результат, главными задачами проекта стали: создание электронного архива с возможностью быстрого поиска документов; организация согласования документов в электронном виде; обеспечение оперативного доведения документов до исполнителей и прозрачности процессов исполнения; автоматизация контроля и подготовки отчетности; объединение подразделений в единое документационное пространство.

Кроме рабочих мест «толстых клиентов» системы «Дело» и веб-клиентов, заказчик приобрел 16 лицензий на опцию «Сканирование», 30 — на подсистему «Оповещение и уведомление». «Дело» установлено в отделе ДОУ, других подразделениях Центрального аппарата и во всех филиалах, рассказали в ЭОС.

Внедрение системы «Дело» позволило решить все поставленные задачи, а также упростить маршруты движения документов. В частности, обмен документами между филиалами и подразделениями центрального аппарата сейчас реализован средствами СЭД (без участия службы ДОУ). В процессе внедрения были также учтены требования заказчика по обеспечению информационной безопасности.

В настоящее время заместители руководителя и начальники отделов осуществляют в СЭД все операции с документами: ознакомление, вынесение резолюций или (для замов) утверждение подготовленных отделом ДОУ проектов резолюций, ведение личного контроля. Опция «Оповещения и уведомления» позволяет им оперативно получать информацию о поступлении документов и о приближении сроков исполнения поручений, визирования проектов и др. Руководители подразделений используют функцию создания карточек проектов документов, и большинство проектов проходят согласование в СЭД в безбумажном виде.

Для подготовки аналитических отчетов теперь используется функционал СЭД «Дело». В настоящее время разработан и проходит согласование проект нового Регламента работы с документами, который формально закрепит изменения в бизнес-процессах документооборота.

Благодаря системному подходу и оперативному взаимодействию между руководством, рабочей группой внедрения заказчика и специалистами «КС-Консалтинг» все поставленные задачи по проекту решены в установленные сроки. В дальнейших планах «Газпрома Кыргызстан» — увеличение количества пользователей СЭД и более полное освоение функционала системы. Также есть интерес к мобильным приложениям для работы руководства холдинга в СЭД «Дело».