Система Directum ускорила документооборот в Правительстве Вологодской области

Интеграция Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

Консалтинговая группа «Финэкс», генеральный партнер Directum, совместно с Бюджетным учреждением Вологодской области «Центр информационных технологий» завершили внедрение системы Directum в Правительстве Вологодской области. Автоматизация объединила 32 ведомства и ускорила документооборот Правительства.

Правительство Вологодской области – высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему органов исполнительной государственной власти Вологодской области образуют 19 департаментов, 5 комитетов и 3 управления. Также в ее структуру входят 3 инспекции и 2 представительства, которые являются самостоятельными юридическими лицами.

На момент старта проекта в Правительстве Вологодской области уже были автоматизированы отдельные процессы. Прежняя СЭД объединяла несколько органов исполнительной государственной власти (ОИГВ) области, общее количество пользователей системы не превышало 150 человек.

Правительству требовалось обеспечить работу всех государственных служащих в единой системе, реализовать поддержку всех документационных процессов ведомственного и межведомственного документооборота ОИГВ Вологодской области.

Поставленные Правительством задачи потребовали внедрения новой системы на более современной и мощной технологической платформе, в качестве которой была выбрана система Directum. В результате проекта ожидалось:

  • организовать единое информационное пространство Правительства на уровне субъекта РФ;
  • получить полнофункциональную систему электронного документооборота с неограниченными возможностями масштабирования и доработки функциональных возможностей под потребности пользователей.

Проект стартовал в сентябре 2013 г. В первую очередь команда внедрения должна была в максимально короткие сроки разработать модель информационной системы и внедрить реализованные бизнес-процессы во всех ОИГВ Вологодской области.

По завершении первого этапа внедрения в декабре того же года была создана модель новой системы электронного документооборота, проведено обучение 685 пользователей, импортированы данные из прежней СЭД, а к системе подключены все ОИГВ области.

С конца 2013 г. в автоматизированной системе электронного документооборота (АСЭД) на базе Directum ведутся:

  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • подготовка, согласование исходящих и внутренних документов;
  • выдача и контроль поручений должностными лицами ОИГВ области;
  • организация и проведение совещаний;
  • договорная работа;
  • согласование, регистрация, рассылка и исполнение нормативно-правовых актов;
  • работа с обращениями граждан и организаций.

Помимо этого, была налажена интеграция новой АСЭД на платформе DIRECTUM с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), разработано и настроено решение для автоматической отправки и регистрации служебной корреспонденции во всех ОИГВ Вологодской области, а также разработаны отчеты исполнительской дисциплины.

На втором этапе внедрения, стартованном в январе 2014 года, на базе Бюджетного Учреждения Вологодской области «Центр информационных технологий» (БУ ВО «ЦИТ») была создана служба технической поддержки АСЭД. Помимо поддержки пользователей служба осуществляет администрирование и развитие АСЭД и инфраструктуры.

В этот же период было запущено решение «Система оценки эффективности работы государственных служащих». Оно включает различные показатели эффективности труда сотрудников ведомства: от соблюдения сроков и качества исполнения до личного вклада и дисциплинированности. На основе данных, полученных в разрезе показателей, формируются отчеты как по конкретному работнику, так и по подразделению.

В октябре 2014 г. команда внедрения разработала модель подключения к АСЭД внешних корреспондентов. В их число входят органы местного самоуправления и подведомственные учреждения ОИГВ области. Разработанный механизм позволяет в короткий срок и без глубокой доработки подключить к АСЭД любую внешнюю организацию.

В результате развития системы:

  • к работе в АСЭД подключено 26 муниципальных районов и 94 сельских поселений области;
  • произведена интеграция АСЭД со сторонними системами 2 городских округов области;
  • проведено обучение более 2000 пользователей;
  • реализован обмен служебной корреспонденцией между системой и внешними корреспондентами;
  • автоматизирована выдача поручений должностным лицам внешних корреспондентов;
  • разработан механизм автоматической регистрации писем от внешних корреспондентов в АСЭД с отправкой на рассмотрение должностному лицу ОИГВ области;
  • доработан веб-клиент Directum в части ограничения доступа внешних корреспондентов к информации, не относящейся к компетенции органов местного самоуправления и подведомственных учреждений.

В итоге территориальное присутствие АСЭД в области значительно расширилось.

Количество подключенных к АСЭД пользователей за год эксплуатации системы увеличилось в 2 раза и превысило 2500 человек. На сегодняшний день в системе работают все заместители губернатора, 32 ОИГВ Вологодской области, 10 структурных подразделений Правительства, 26 органов местного самоуправления, а также 94 сельских поселения. На текущий момент идет работа по оставшемуся 101 сельскому поселению.

Реализован обмен электронными документами с федеральными ведомствами и администрациями других субъектов РФ.

При увеличении количества выданных поручений должностными лицами ОИГВ области уровень исполнительской дисциплины значительно вырос. Если до внедрения Directum нарушение сроков исполнения достигало 23% от общего количества выданных поручений, то сейчас показатель сократился до 13%.

На 2016 год в Правительстве запланирован ряд мероприятий по развитию АСЭД:

  • внедрение мобильного приложения для работы высших должностных лиц;
  • переход на новую версию МЭДО;
  • интеграция АСЭД с Законодательным собранием ВО;
  • переход всех ОИГВ на работу с обращениями граждан в АСЭД;
  • интеграция АСЭД с интернет-ресурсами Правительства Вологодской области: сайтом Правительства области, мобильным приложением «Вопрос губернатору», online-приемной губернатора;
  • подключение всех сельских поселений области.

Эти мероприятия инициированы на самом высоком уровне и находятся на контроле у губернатора.