Завод «Гарант» автоматизировал бизнес-процессы на базе «eDocLib: Актив Бизнес»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение «eDocLib: Актив Бизнес» позволило оптимизировать коммуникации между всеми структурными подразделениями завода — от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков, сообщили CNews в компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

От комбинированной схемы информационного обмена — к «безбумажным» бизнес-процессам

Барнаульский завод котельного оборудования «Гарант» специализируется на проектировании и изготовлении котельного и котельно-вспомогательного оборудования, а также оказывает услуги по его установке, монтажу и пусконаладке. Территория поставок компании — не только многие регионы России, но и Казахстан, Беларусь, Украина.

К моменту принятия решения о внедрении системы автоматизации бизнес-процессов управление документами и информацией на предприятии осуществлялось по смешанной схеме. Регистрация документов велась в различных подразделениях — деловую переписку (входящую и исходящую) фиксировал офис-менеджер, а договоры регистрировала бухгалтерия. Документационное взаимодействие было реализовано через сочетание традиционного («бумажного») делопроизводства и элементов обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с движением бумажных документов, файлы их электронных образов помещались в централизованное хранилище на сервере, а для ускорения согласования пересылались сотрудникам по электронной почте. При этом вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным каналам, не связанным друг с другом: мессенджерам, телефону, e-mail и т.д. Разрозненность каналов передачи информации и обратной связи не позволяла снизить трудозатраты в коллективном взаимодействии и наладить централизованный контроль исполнения, рассказали в ЭОС.

Таким образом, главными задачами проекта стали: обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.); автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий; организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины (с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений); модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок.

Безбумажное взаимодействие в единой среде

Для внедрения была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы и имеет широкие возможности адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам, указали в компании. Данное прикладное решение разработано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib (собственная разработка ЭОС). Заказчик приобрел комплект лицензий на «eDocLib: Актив Бизнес», а также приложение «ДокАгент», предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей.

Специалисты «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов.

Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные.

Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д.

Работа по другим группам управленческих документов была реализована в «eDocLib: Актив Бизнес» по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация — резолюция — исполнение — снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов.

Результаты проекта и планы на перспективу

Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 — января 2016 г. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

По отзыву заказчика, в результате внедрения системы «eDocLib: Актив Бизнес»: обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе; устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов; налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам; реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов; реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов; обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для оперативного и прозрачного контроля.

По информации ЭОС, внедрение системы «eDocLib: Актив Бизнес» позволило заказчику повысить уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность масштабирования системы — как в плане увеличения количества рабочих мест, так и использования нового функционала.