Pony Express контролирует финансы российских подразделений с помощью «1С:Управления холдингом 8»

Интеграция Внедрения Ритейл Логистика
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Специалисты компании Axelot автоматизировали управление финансами логистического оператора Pony Express. Новая система, созданная на основе решения «1С:Управление холдингом 8», охватила более 500 рабочих мест в московском управлении и 60 филиалах компании по всей стране. По итогам проекта в Pony Express ускорился сбор финансовых данных от территориально-удаленных подразделений. Компания получила возможность более точно планировать предстоящие расходы. Строго регламентирована процедура согласования финансовых документов. Обеспечено оперативное формирование бюджетов, организован контроль за их соблюдением по всем видам расходов, включая лимитированные и нелимитированные платежи, сообщили CNews в фирме «1С».

Pony Express — международный логистический и 3PL-оператор. Входит в состав диверсифицированной промышленной группы «Базовый Элемент». Pony Express предлагает полный комплекс услуг по обработке и доставке почтовых и грузовых отправлений, услуги ответственного хранения и складской обработки. Компания обладает широкой региональной логистической сетью в РФ, включающей в себя 60 филиалов и 128 региональных представительств, а также подразделения в Казахстане, Украине, Киргизии, Беларуси, Узбекистане, Азербайджане, Молдове, Армении.

Ежемесячно компания составляет консолидированную финансовую отчетность по московским офисам и 60 региональным филиалам. Для формирования этой отчетности центральное казначейство собирает от подразделений компании бюджеты доходов и расходов, бюджеты движения денежных средств, финансовые отчеты. На основании этих данных оцениваются результаты деятельности подразделений, планируются расходы компании, а также составляется платежный календарь, который предоставляется руководителям подразделений, высшему менеджменту, генеральному директору и акционерам.

Руководство Pony Express приняло решение о внедрении информационной системы, которая помогла бы усилить контроль за движением денежных средств, оптимизировать планирование и согласование платежей, ускорить сбор, обработку и консолидацию финансовых данных подразделений и филиалов. Необходимо было организовать оперативное формирование бюджетов предприятия: бюджета доходов и расходов по всем подразделениям, бюджета движения денежных средств, бюджетов проектов и т.д., а также обеспечить контроль их соблюдения по всем видам расходов, включая лимитированные и нелимитированные платежи.

Для оперативного управления и учета в компании используются решения фирмы «1С». Поэтому для автоматизации работы казначейства руководство выбрало «1С:Управление холдингом 8» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), разработанное на высокопроизводительной технологической платформе «1С:Предприятие 8.3».

Партнером по внедрению стала компания Axelot, которая ранее внедрила на подмосковном складском терминале Pony Express систему «1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом 4.0».

В ходе проекта было автоматизировано более 500 рабочих мест в московском управлении, а также в 60 филиалах компании по всей стране. Выполнена интеграция системы с учетными программами предприятия, в частности с «1С:Бухгалтерией 8 Корп», которая для оптимизации обмена данными с «1С:Управлением холдингом 8» была переведена на новую редакцию 3.0.

По отзыву заказчика, новая система помогла оптимизировать управление корпоративными финансами, появилась возможность детально планировать расходование денежных средств, более эффективно управлять остатками на расчетном счете. Унифицирована нормативно-справочная информация, систематизировано планирование бюджетов. В частности, упростилось и ускорилось формирование бюджета доходов и расходов (БДР). Филиалы компании теперь оперативно получают БДР и могут своевременно корректировать собственные финансовые планы в соответствии с общим бюджетом компании. На основании фактических данных бухгалтерского учета подразделений, в системе оперативно составляется отчет по сбору БДР, формируются сравнительные план-фактные отчеты, учитываются отклонения в процентном и натуральном выражении. Кроме того, установлены ежемесячные лимиты расходования денежных средств по различным статьям расходов. Это помогает компании лучше планировать бюджеты, контролировать их соблюдение, анализировать обоснованность платежей.

В рамках проекта настроены маршруты согласования финансовых документов в зависимости от направления деятельности, проектов и видов расхода. В любой момент времени можно узнать, в каком подразделении и у какого специалиста на согласовании находится тот или иной документ, можно просмотреть всю историю работы с документом, включая внесенные изменения. При этом полностью ликвидирована зависимость от персонала: работе в «1С:Управления холдингом» обучены все сотрудники, и если ответственный за согласование специалист заболел или ушел в отпуск, документ согласует назначенный заместитель. На основании согласованных документов в системе оперативно формируется платежный календарь на предстоящую неделю. Все это помогает компании более точно и рационально планировать предстоящие расходы.

Кроме того, обеспечена взаимосвязь всех платежных документов, формирующихся в системе: заявок на платежи — первичных и согласованных руководством, платежных поручений, документов на списание денежных средств. Если один из документов не связан с общей цепочкой процесса, система просто не позволяет провести платеж. Это позволило усилить контроль за платежами и полностью ликвидировать проблему совершения оплат «напрямую» из «клиент-банка», без согласования с руководством, отметили в «1С».

В то же время, упростилась работа бухгалтерии. По отзыву заказчика, система позволяет контролировать наличие проведенных первичных документов в базе, появилась возможность «быстрого» закрытия документов, обеспечен оперативный доступ к достоверной информации о затратах компании. Каждое подразделение теперь может самостоятельно контролировать расходование денежных средств и планировать свои платежи. Это снизило трудозатраты бухгалтеров и ускорило формирование отчетности.

Также возросла исполнительская дисциплина сотрудников, работающих с системой: специалисты теперь физически не могут провести платеж, если предварительно не выполнят все положенные регламентные процедуры заполнения заявки на оплату. Количество ошибок при проведении документов уменьшилось при этом втрое, указали в компании.

«“1С:Управление холдингом 8” помогло оптимизировать управление финансами предприятия: более грамотно планировать приход/расход денежных средств, более эффективно управлять остатками на расчетном счете компании и управлять планированием БДР в онлайн режиме, — подвела итоги проекта Анастасия Маслова, руководитель проекта оптимизации систем управленческого учета Pony Express. — Кроме того, внедрение “1С:Управления холдингом 8” в нашей компании качественно изменило отношение сотрудников к автоматизации как таковой. Раньше “1С” — это была история только для бухгалтеров, теперь менеджеры высшего звена понимают, что они сами могут работать в информационном пространстве компании и формировать отчеты, не прибегая к помощи сотрудников бухгалтерии или планового отдела. Как только пользователь понимает, какую пользу он получает от системы, у него сразу появляются к ней новые и новые требования, он становится частью ее создания и усовершенствования. Здесь включается механизм “бережного обращения”: регламентируются процессы, описываются доработки, соблюдаются правила работы в системе. Как правило, если отношения “пользователь-система” складываются успешно, можно говорить о несомненном развитии и информационного пространства и корпоративной культуры компании в целом».