СЭД Directum внедрена в «Газпром газомоторное топливо»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Газпром газомоторное топливо» перешла на систему электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Об этом CNews сообщили в компании Directum. В рамках проекта специалисты Directum автоматизировали ключевые бизнес-процессы организации и подключили к работе сотрудников 9 филиалов «Газпром газомоторное топливо», расположенных в разных часовых поясах. Проект прошел в два этапа, на одном из которых был опробован новый подход к внедрению ECM-системы.

«Газпром газомоторное топливо» — предприятие, созданное при участии «Газпрома» — является единым оператором по развитию рынка газомоторного топлива в Российской Федерации. Компания представлена 9 филиалами: в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Томске, Самаре, Ставрополе, Краснодаре и Калининграде.

Чтобы оптимизировать и повысить прозрачность внутренних бизнес-процессов в апреле 2015 г. руководство компании приняло решение о внедрении Directum. ECM-система должна была заменить существовавшую в организации СЭД «Дело».

Среди основных задач, стоявших перед командой внедрения: сокращение бумажного документооборота и ускорение электронного; исключение потери документов; сокращение времени на создание, согласование и поиск документов; повышение исполнительской дисциплины и взаимозаменяемости сотрудников.

На первом этапе проекта акцент был сделан на использование стандартной версии системы Directum 5.1 с минимальными модификациями модуля «Канцелярия» под бизнес-процессы заказчика. При внедрении применялся новый подход к исследованию и проектированию: вместо полноценного исследования — демонстрация системы и GAP-анализ для выявления расхождений между процессами компании и тем, что предлагает система; вместо проектных решений — перечни модификаций.

В результате первого этапа проекта, который занял всего 12 недель, в электронный вид были переведены процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками.

На втором этапе с помощью модуля «Управление договорами» команда внедрения автоматизировала сложный процесс согласования договорных документов в головном офисе и филиалах организации. При этом были учтены тонкости согласования договоров с учетом проведения конкурсных процедур и прочих сложностей договорной работы предприятия, рассказали в компании.

«На сегодняшний день можно констатировать снижение бумажного документооборота, улучшение исполнительской дисциплины работников общества, сокращение времени согласования документов. В процессе эксплуатации работники общества отмечают удобство интерфейса СЭД Directum, четкую прослеживаемость пути согласования и быстрый поиск необходимых документов, уменьшение временных затрат благодаря использованию типовых маршрутов согласования и создания документов из шаблонов», — отметил генеральный директор «Газпром газомоторное топливо» Михаил Лихачев.

На сегодняшний день в системе Directum работает более 550 сотрудников компании. В 9 филиалах организации, расположенных в разных часовых поясах от Калининграда до Томска, работа в системе реализована через терминальный доступ. Разница в часовых поясах не сказывается на сроках выполнения заданий в филиалах — все сроки указываются по московскому времени.

Проект завершен, однако руководство компании «Газпром газомоторное топливо» уже планирует дальнейшее развитие системы. В планах — автоматизация процесса обмена документами с автомобильными газовыми наполнительными компрессорными станциями (АГНКС) ООО «Газпром газомоторное топливо» с помощью сервиса Synerdocs, а также интеграция систем Directum и «1С» для оптимизации согласования первичной бухгалтерской документации и счетов на оплату.