Efes Rus автоматизировала процесс закрытия отчетного периода на базе SAP Financial Closing Cockpit AddOn

Интеграция Внедрения
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

В пивоваренной компании Efes Rus выполнен проект по внедрению решения на базе продукта SAP Financial Closing Cockpit AddOn 2.0 (SAP FCC) для автоматизации графика закрытия периода. Решение обеспечивает прозрачность шагов закрытия, повышает степень управляемости операций закрытия, сокращает время выполнения процедуры закрытия, сообщили CNews в компании IBS.

Как известно, график закрытия отчетного периода и подготовки отчетности состоит из большого количества разнородных операций, выполняемых различными подразделениями и участниками закрытия. Все шаги закрытия необходимо выполнять строго в установленные сроки. Просрочка одной задачи может повлиять на весь график закрытия периода. Для предупреждения подобных ситуаций требуется «держать руку на пульсе» и немедленно реагировать на любые отклонения от графика. Ранее для отслеживания статуса задач закрытия сотрудники ЕЦФО (Единый центр финансовой отчетности) использовали такие средства коммуникации, как телефон, рабочая почта, личное общение. Итоговый статус закрытия сводили в электронной таблице Excel по всем территориально-распределенным бизнес-единицам. Такой подход требовал дополнительных усилий на коммуникации между всеми участниками процесса закрытия. Группа ЕЦФО является куратором шагов закрытия всех участников процесса, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников группы ЕЦФО. Поэтому было принято решение об автоматизации графика закрытия периода в с помощью продукта SAP Financial Closing Cockpit AddOn 2.0.

Для внедрения продукта была приглашена компания IBS, обладающая опытом внедрения этого продукта в России. Внедрение было завершено в короткие сроки — менее чем за два месяца система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. В конце 2015 г. и начале 2016 г. в режиме опытно-промышленной эксплуатации было проведено два закрытия периода (годовое закрытие и закрытие первого месяца). В настоящее время решение передано в промышленную эксплуатацию. В объем проекта вошли 10 балансовых единиц, общее количество участников закрытия составляет около 250, срок закрытия отчетного периода — 3 дня.

Светлана Тихонова, менеджер ЕЦФО от Efes Rus, так прокомментировала итоги проекта: «Благодаря внедренному решению руководство компании получило возможность мониторинга и контроля статусов шагов закрытия, анализа просрочек по задачам. Сотрудники ЕЦФО получили инструмент централизованного планирования и отслеживания статусов задач. Участники закрытия в ходе данного процесса получают уведомления по электронной почте (о сроках завершения задач, о выполнении предшествующей задачи и т.д.) и своевременно реагируют на возникающие проблемы закрытия, что стало возможным с внедрением данного решения. В результате проекта снизилась вероятность нарушения сроков закрытия и предоставления отчетности, нагрузка на всех участников закрытия и сократились объем переписки и частота созвонов, появилась возможность учесть опыт предыдущих циклов закрытия, сформировались понимание и ответственность исполнителей и их руководителей к процессу закрытия как к единому и целостному процессу компании».

«Цель любой компании сейчас (в условиях экономического кризиса) — повысить финансовую дисциплину, снизить непроизводительную нагрузку на персонал и, соответственно, сократить издержки. Быстро внедряемые и эффективные продукты сейчас как никогда актуальны. Благодаря максимальному вовлечению и слаженной работе участников в проекте, а также опыту и профессионализму нашего партнера — компании IBS — нам удалось выполнить внедрение быстро и с минимальными затратами, получив ощутимую отдачу от внедрения практически сразу же», — заявил Алексей Калюжин, руководитель проекта от Efes Rus.

Иван Жилин, архитектор проекта от IBS, со своей стороны добавил: «Компания IBS с учетом имеющего опыта внедрения данного продукта предложила оптимальное решение для компании Efes Rus. Дополнительно был разработан аналитический отчет по статусам шагов закрытия с функцией расчета фактических и прогнозных отклонений от плановых сроков. Всё это даёт возможность руководству компании анализировать риски и оптимизировать процедуру закрытия. Мы уверены, что наш опыт будет востребован для оптимизации процесса закрытия и в других компаниях, поскольку это актуально в текущих экономических условиях».