Администрация Тосненского района Ленинградской области начала работу в электронном архиве документов «Этлас»

Интеграция Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Михаил Иванов

В связи с активной деятельностью головного аппарата Администрации Тосненского района Ленинградской области и всех ее отделов, комитетов и комиссий, встал вопрос о создании единого электронного архива документов.

Главой Администрации была поставлена задача повышения эффективности работы всех подразделений за счет создания единой информационной среды, быстрого поиска и надежного хранения всей документации. Также было необходимо перевести данные из бумажного архива в электронный.

Проведя анализ рынка электронных архивов, руководство отдела информатизации остановило свой выбор на системе «Этлас», которая является одним из лидеров рынка в этом сегменте ИТ рынка. Основным критерием выбора системы «Этлас», помимо удовлетворения требованиям заказчика, была ее гибкость в настройках и возможность в дальнейшем самостоятельно настраивать и развивать систему под новые задачи.

Задача создания единой информационной среды всей Администрации была решена за счет формирования структуры электронного архива с созданием различных групп пользователей и предоставления этим группам различного уровня доступа к сегментам архива. Таким образом получилось, что каждый отдел и комитет работает в своей части электронного архива, но при этом присутствует возможность доступа к документам полного архива в случае наличия прав доступа, которые выдает администратор системы.

Задача перевода бумажного архива документов в электронный была решена путем использования ряда механизмов, которые позволяют за несколько кликов мыши отсканировать, пронумеровать, задать имя и разместить документ в архиве. Стандартная комплектация системы «Этлас» позволяет организовать такую автоматизацию за счет:

  • Поддержки потокового сканирования многостраничных документов с использованием сканеров с функцией автоподачи. Позволяет напрямую вводить в систему документы со сканера, создавая документы в формате PDF или MS Word;
  • Модуля импорта документов с автоматической регистрацией, который позволяет существенно ускорить импорт документов в систему за счет автоматического распознавания их атрибутов. Модуль ориентирован на массовый скоростной ввод документов. Импорт может осуществляться как из набора отсканированных изображений на локальном диске, так и непосредственно со сканера с автоподачей, поддерживающего протокол TWAIN;
  • Модуля автоматического именования документов, который избавляет пользователя системы от решения задачи правильного именования документа. После настройки ряда правил, система автоматически задает имя регистрируемому документу;
  • Модулей автоматического структурирования и размещения документов, которые позволяют пользователю не думать, куда ему сохранять документ. Система по ряду атрибутов документа, автоматически создает набор сопроводительных папок и размещает их в нужное место архива.

В результате внедрения электронного архива «Этлас» помимо решения поставленных задач Администрация получила ряд дополнительных инструментов, которые позволили перейти на качественно новый уровень работы:

  • параллельная коллективная работа с документами разных групп пользователей;
  • быстрая регистрация входящей и исходящей документации;
  • централизованное структурированное хранение электронных документов;
  • быстрый поиск, как по атрибутам, так и по содержимому документа;
  • защита документов от несанкционированного доступа.