«Энвижн Груп» автоматизировала документооборот на базе Docsvision

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Энвижн Груп», российская ИТ-компания, разработчик и поставщик информационно-коммуникационных решений, перешла на электронный документооборот. На первом этапе приобретено 500 пользовательских лицензий Docsvision 5. Проект, охвативший все базовое делопроизводство компании и ряд внутренних процессов, реализован компанией BTLab — Docsvision Certified Solution Partner Gold, сообщили CNews в компании «ДоксВижн».

Предпосылкой для начала проекта в 2014 г. стала необходимость оптимизации документооборота компании. Выбор платформы для реализации электронного документооборота был сделан на базе детального аналитического сравнения нескольких систем, подготовленного компанией BTLab по заданным заказчиком критериям. По отзыву «Энвижн Груп», новая версия Docsvision в наибольшей степени соответствовала всем необходимым требованиям для реализации современного решения для крупной ИТ-компании.

На завершенном в 2015 г. этапе проекта автоматизированы ключевые для «Энвижн Груп» задачи документооборота: работа с корреспонденцией, с организационно-распорядительной документацией (приказами и распоряжениями), служебными записками, доверенностями, протоколами, заявками на командировку.

Решение реализовано стандартными средствами (конструкторами) Docsvision, которые позволили адаптировать функциональность Docsvision под бизнес-процессы «Энвижн Груп». Специалисты BTLab настроили автоматическое формирование служебных записок на основе данных из учетной системы Microsoft Dynamics AX. Широкая интеграция с Microsoft Dynamics AX является одной из интересных особенностей проекта, отметили в «ДоксВижн». Специалисты BTLab реализовали синхронизацию справочника организационно-штатной структуры между Docsvision и Microsoft Dynamics AX, сквозные бизнес-процессы обработки заявок на командировку, бюджетный контроль в части расходов на командировки. Кроме того, для повышения исполнительской дисциплины в Docsvision была настроена расширенная система нотификации.

В результате проекта «Энвижн Груп» смогла перейти на обращение и согласование внутренних документов в электронном виде. По мнению опрошенных сотрудников «Энвижн Груп», это позволило ускорить процессы обработки документов. В 3 раза был сокращен штат отдела документационного обеспечения (ОДО).

Проектная команда в «Энвижн Груп» состояла из 5 человек при участии функциональных специалистов компании, без согласования которых в ходе проекта не запускался ни один новый процесс. Для ключевых сотрудников компании в несколько этапов было проведено обучение. Планируется дальнейшее развитие функционала и автоматизация новых внутренних процессов компании.

«Как правило, при внедрении ИТ-систем ресурсы компании наращиваются и только потом сокращаются, причем постепенно в течение 1,5-2 лет. В нашей компании и в нашем проекте эффективность Docsvision показала себя на все 100% уже на этапе ввода в промышленную эксплуатацию всего лишь нескольких сценариев, — заявила Ирина Болдырева, руководитель проекта, «Энвижн Груп». — Мы планируем и дальше развивать проект, максимально используя возможности системы для оптимизации работы нашей компании».

«В первую очередь, хочется поблагодарить всю проектную команду “Энвижн Груп” за слаженную работу и профессиональный подход к делу. Очень приятно, что сотрудники компании на всех уровнях, включая высшее руководство, активно участвовали в процессе внедрения системы, — отметил Андрей Карасов, руководитель отдела продаж, BTLab. — С помощью платформы Docsvision и представленных в ней гибких конструкторов удалось реализовать непростой функционал, полностью отвечающий специфике деятельности заказчика. В результате система облегчает работу как рядовым сотрудникам, так и руководителям компании в части функций контроля и отчетности. Мы уверены, что использование современных информационных технологий в области документооборота позволит “Энвижн Груп” укрепить свои позиции на ИТ-рынке».