«Калужский завод телеграфной аппаратуры» внедрил Directum

Телеком Инфраструктура Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания «Акелон», генеральный партнер Directum, за 4 месяца завершила внедрение ECM-системы на «Калужском заводе телеграфной аппаратуры» (КЗТА). Более 900 человек сегодня принимают и отправляют корреспонденцию, создают и согласовывают организационно-распорядительные, договорные документы полностью в электронном виде, сообщили CNews в компании Directum.

«Калужский завод телеграфной аппаратуры» входит в состав государственной корпорации «Ростехнологии» и занимается разработкой и производством аппаратуры связи, а также продукции специального назначения. Чтобы исключить проблемы бумажного документооборота — утери документов, большие временные траты на поиск и согласование — было принято решение о внедрении на предприятии ECM-системы.

Осенью 2014 г. в компании был проведен конкурс на выбор ECM-системы, по результатам которого выбрали Directum. Оценивались удобство работы с документами, наличие инструмента для самостоятельной адаптации системы, приемлемое соотношение цены, качества и сроков внедрения. Исполнителем проекта стала компания «Акелон».

Реализовать проект удалось в сжатые сроки — за 4 месяца. За это время команда внедрения провела детальное исследование бизнес-процессов предприятия. Совместно с рабочей группой КЗТА были спроектированы механизмы оптимизации основных процессов работы с документами: обработки входящей и исходящей корреспонденции; управления организационно-распорядительной документацией; работы с поручениями и служебными записками; управления договорами.

По большинству договоров предприятия изначально неизвестен контрагент. Поэтому сотрудники контрактного отдела должны сначала провести процедуру закупки и только после этого указать реквизиты контрагента в договоре. Команда внедрения настроила в системе последовательность процесса: в зависимости от заданных условий в маршрут согласования договора добавляется этап проведения закупки.

Если обязанности сотрудника напрямую не связаны с работой в системе, и он не заходит в нее ежедневно, информация о новых непрочитанных заданиях приходит на его электронную почту. Так он всегда остается в курсе работ и может перейти к нужному заданию по ссылке во входящем письме.

«Во время опытно-промышленной эксплуатации Directum проявила себя как гибкая система, отвечающая потребностям КЗТА и обладающая хорошим потенциалом для дальнейшего развития, — прокомментировал итоги проекта начальник Центра информационных технологий КЗТА Михаил Тарасевич. — Сегодня в системе зарегистрировано 927 пользователей. Наши сотрудники отметили преимущества от работы в Directum: удобный оперативный доступ к информации, возможность быстрого вариативного поиска документов, снижение времени на подготовку и согласование документов, удобство контроля исполнения поручений».